La Résidence Les Moulins - E.H.P.A.D. de Puylaurens recrute un agent administratif et d'accueil (H/F) pour un contrat CDD de 1 mois à temps complet renouvelable. Mission du poste : - Accueillir, informer et orienter les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone - Participer à la gestion administrative, logistique et financière en collaboration avec la Direction - Exercer sa mission dans le parfait respect des Chartes, de l'intimité et de la dignité du résident - Veille au confort et à la sécurité des résidents - Observer la confidentialité des informations Accueil physique et téléphonique - Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes - Accueillir, avec respect et discrétion, informer et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs - Mettre à jour les répertoires internes et les annuaires Activités administratives, comptable et Financières - Gérer et ou envoyer de commandes de produits spécifiques et les stocks en collaboration avec la Direction - Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis pour la résidence - Assurer la rédaction de courriers et documents - Effectuer les classements, les rangements et l'archivage des documents et dossiers - Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques - Participer à la gestion et au traitement de données administratives - Veiller à la mise à disposition des registres - Réaliser divers travaux de secrétariat - Suivre les impayés et les contentieux Gestion des dossiers de préadmissions et administratifs des résidents - Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation - Planifier et réaliser les visites de l'établissement pour les demandes d'entrées selon les procédures - Informer les demandeurs sur les modalités d'accueil du futur résident - Assurer le suivi des dossiers de préadmission - Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents - Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents - Tenir à jour les registres d'enregistrement des entrées et des sorties des résidents Gestion des Ressources Humaines - Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs - Être amené à réaliser les démarches administratives et le suivi concernant l'embauche d'un nouvel agent et les agents faisant parti de l'effectif - Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l'organigramme - Participer à l'organisation des formations et assurer le bon déroulement des formations sur site - Elaborer et réaliser le suivi des plannings des équipes transversales - Assurer le suivi des absences des agents pour les autres plannings en collaboration avec la Direction - Etablir et mettre à jour le tableau des départs des congés et des formations et en assurer l'affichage - Être amené à réaliser et suivre les démarches liées aux divers arrêts maladie, congés maladie, aux accidents du travail et de service Communication interne et démarche qualité - Assurer une communication interservices, auprès des Résidents et des visiteurs - Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le résident - Veiller à la bonne application du règlement de la résidence - Réaliser l'affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs Profil : Titulaire d'une formation Secrétariat ou RH ou Administrative et expérience dans l'un des domaines. Savoir utiliser et entretenir le matériel mis à sa disposition, maitrise de l'outil informatique, intérêt particulier pour l'accompagnement des personnes âgées, poste nécessitant une capacité d'organisation, de rigueur et d'autonomie ainsi que des qualités pour le travail en équipe. Jour de travail : du Lundi au Vendredi Horaires : 7h00 par jour entre 8h30 et 17h30 avec une pause méridienne. Merci d'adresser lettre de motivation et CV (obligatoires) via cette annonce