Fondée il y a plus de 10 ans, Branca Échafaudage est spécialisée dans le domaine de l'échafaudage et des solutions d'accès en hauteur dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics. Nous recherchons actuellement un/une assistante organisée pour rejoindre nos équipes. En tant qu'assistant(e) des conducteurs de travaux, vous serez un élément clé pour assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise, tout en contribuant à maintenir un haut niveau de service et de professionnalisme. Vous serez rattachée au service travaux qui est composé d'un Responsable du Service avec qui vous travaillerez en étroite collaboration et de 3 conducteurs travaux. Missions principales : 1. Gestion administrative des chantiers : - Gérer les communications internes et externes, y compris les appels téléphoniques des clients, les courriels et le courrier. - Maintenir et actualiser les dossiers administratifs ainsi que les fichiers clients. - Archiver les devis et avenants signés dans SharePoint. - Créer les dossiers chantiers sur le serveur à partir des devis et avenants acceptés. - Soutenir l'équipe dans la rédaction ainsi que l'envoi de documents, rapports, devis, avenants, démarrage ou fin de chantier et réponses aux courriers de réclamation des clients. - Signaler toute anomalie en cas de retard ou de manquement des sous traitants, en collaboration avec les conducteurs de travaux au N+1. - Tenir à jour la fiche chantier Adhoc pour le suivi des déboursés à remettre au conducteur. 2. Plannings : - Mettre à jour les plannings hebdomadaires de démarrage et de fin de chantier ainsi que que le planning du contrôleur. - Information des clients en coordinations avec les conducteurs de travaux des périodes de démarrage et de fin de location ou de surlocation des chantiers. - Établir les bons de transport et tout autre bon nécessaire au bon avancement et suivi des dépenses du chantier. 3. Suivi financier et reporting : - Tenir à jour les indicateurs de suivi dans les tableaux de bord (déboursé, dépenses engagées, écarts budgétaires, commandes). Exigences : - Expérience préalable en tant qu'assistant(e) ou dans un poste administratif similaire, idéalement dans le secteur du BTP. - Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique (MS Office, traitement de texte, tableur, etc.). - Bonnes compétences en communication écrite et orale. - Sens aigu du professionnalisme et de la confidentialité. - Capacité à travailler efficacement en équipe. - Maîtrise du logiciel métier : Vertuoza (non obligatoire)