Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) BTP Missions principales Accueil téléphonique & relation clients / promoteurs - Réception et émission d'appels (clients, promoteurs, maîtres d'ouvrage, fournisseurs, etc.). - Relance des clients et promoteurs pour les projets qui sortent (à partir notamment des informations issues de notre outil type Vector Plus). - Prise de messages, transmission des informations et suivi des retours. Gestion des mails & secrétariat courant - Traitement, tri et réponse aux mails. - Rédaction de courriers simples, notes et tableaux récapitulatifs. - Classement, archivage et mise à jour des dossiers clients et chantiers. Suivi administratif des chantiers BTP - Création et mise à jour des dossiers chantiers. - Suivi des documents administratifs : assurances, attestations, sous-traitants, etc. - Mise à jour des informations nécessaires pour la préparation des métrés et dossiers. Plans - Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment. - Savoir se repérer sur les plans (niveaux, logements, pièces, surfaces, repères). - Maîtriser la lecture des plans pour faciliter les métrés et les échanges avec les équipes travaux. Appels d'offres & plateformes dématérialisées - Utilisation des plateformes d'appels d'offres. - Recherche et téléchargement des marchés / DCE correspondant à notre activité. - Préparation des dossiers administratifs de réponse (pièces à signer, attestations, documents demandés). - Dépôt et envoi des réponses sur les plateformes. - La rédaction des mémoires techniques n'est pas obligatoire, mais une expérience sur ce point serait un plus apprécié. Facturation & situations de travaux - Préparation des situations de travaux en lien avec la direction. - Saisie et édition des factures sur logiciel. - Envoi des situations et des factures, suivi des validations et relances si besoin. Missions complémentaires possibles selon le profil - Suivi de quelques éléments administratifs RH simples : pointages transmis, visites médicales, congés, etc. - Gestion des fournitures de bureau et des petites commandes administratives. - Prise de rendez-vous et organisation basique de planning (réunions, rendez-vous clients, visites de chantier). Profil recherché - Expérience confirmée en secrétariat dans le BTP, avec une expérience significative (idéalement 10 à 15 ans). - Maîtrise des tâches de secrétariat classique : téléphone, mails, rédaction de courriers, classement, archivage. - Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment et à s'y repérer facilement. - Bonne connaissance du fonctionnement des chantiers et des intervenants (promoteurs, MOE, MOA, sous-traitants.). - Pratique des plateformes d'appels d'offres (téléchargement des DCE, dépôt des dossiers). - Aisance avec l'outil informatique : Pack Office, logiciels de gestion/facturation, outils en ligne. - Qualités personnelles : très bon relationnel téléphonique, polyvalence, organisation, autonomie, rigueur, sens des priorités et discrétion. Ce poste peut être ouvert à une personne ayant une bonne connaissance du bâtiment notamment dans la lecture de plan.