Au sein d'un EHPAD accueillant des personnes âgées dépendantes, vous interviendrez en tant qu'adjoint administratif Hospitalier L'adjoint administratif hospitalier assure : Un rôle d'accueil physique et téléphonique - Oriente et renseigne toute personne extérieure aux services - Organise la visite de l'établissement en lien avec l'équipe de soin et cadre de vie aux nouveaux résidents et familles - Assure l'accueil des résidents et / ou leurs familles lors des admissions, remet et explique les documents de la loi de 2022 (contrat de séjour, règlement de fonctionnement, .) La continuité d'accueil et de coordination/orientation : - Vérifie la mise à jour de l'affichage, de la signalétique en lien avec les services techniques et l'équipe cadre de vie, communique les mises à jour (par messagerie.) des listes des chambres, des résidents et leur suivi Missions principales : - Assure en lien avec la direction et la cadre de santé la gestion anticipée des entrées et sorties des résidents en hébergement permanent et temporaire et leur traçabilité y compris sur les services de la filière Alzheimer : Accueil de jour/PASA/unité protégée avec le suivi d'une file active (Via trajectoire) : proposition pluridisciplinaire des dossiers adaptés, constitution du dossier d'inscription, contrat de séjour, aide sociale, caution. - Assure l'admission du résident et sa coordination opérationnelle en lien avec la cadre de santé et le suivi administratif exhaustif du dossier, - Gère le dossier de facturation des frais de séjours en collaboration avec les divers interlocuteurs dont la trésorerie départementale hospitalière, les services Autonomie des conseils départementaux. - Émet les titres de recettes (y compris les régularisations liées aux successions) dont la facturation de l'aide sociale, de l'accueil de jour, les cautions d'entrée des résidents. - Trace le suivi individualisé du résident pendant la durée de son hébergement en relation avec la famille ou le tuteur et l'équipe de soins/hébergement dans le logiciel de Netsoins (hospitalisations, absences pour convenance personnelle.), - Suivi les dossiers d'aide au logement et de l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie L'adjoint administratif hospitalier, est un membre de l'équipe administrative qui regroupe les deux sites et à ce titre, il participe à la vie du bureau en contribuant à la bonne gestion coordonnée du service administratif via : - Un travail en binôme renforcé avec sa collègue qui assure les mêmes missions sur l'autre site - Le renseignement hebdomadaire ou mensuel de tableaux de bords partagés avec le service administratif et les autres services, - Participation aux réunions, force de proposition et compte rendus réguliers sur ses travaux à son responsable - Prise de congés anticipés en coordination avec ses collègues pour organiser la continuité de service, le remplacement d'équipe en période de congés et d'absence