L'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif, réglementaire et organisationnel des navires et des équipages. Il/elle veille à la conformité des documents maritimes, au respect des obligations légales et au bon fonctionnement administratif de l'armement. Responsabilités principales : 1. Gestion administrative des navires - Suivi des certificats de navigation (permis, sécurité, stabilité, radio, etc.) - Gestion des attestations et visites périodiques (sécurité, sociétés de classification, etc.) - Suivi des échéances réglementaires - Préparation des dossiers pour les administrations maritimes (Affaires maritimes, DDTM, etc.) - Archivage et classement numérique et physique des documents 2. Gestion administrative du personnel navigant - Constitution et mise à jour des dossiers des marins - Vérification des titres, brevets, certificats médicaux - Suivi des dates de validité et alertes de renouvellement - Préparation et envoi des rôles d'équipage - Suivi des jours d'embarquement, repos et congés - Coordination avec l'ENIM, mutuelle, URSSAF, etc. 3. Gestion documentaire et conformité - Classement et numérisation des documents - Organisation des dossiers par navire et par marin - Transmission des documents aux administrations et partenaires - Contrôle de conformité réglementaire - Préparation des documents en cas de contrôle en mer 4. Support administratif général - Rédaction de courriers et emails officiels - Gestion des appels téléphoniques - Interface avec les armateurs et administrations - Participation à l'amélioration des procédures internes Compétences requises : Compétences techniques : - Connaissance du secteur maritime (idéalement pêche ou commerce) - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Connaissance des plateformes administratives maritimes - Capacité à gérer des bases de données - Bonne compréhension des obligations réglementaires maritimes Compétences organisationnelles : - Rigueur et sens du détail - Excellente organisation - Capacité à gérer les priorités - Respect des délais réglementaires Compétences relationnelles : - Discrétion et confidentialité - Bon relationnel - Capacité à travailler en équipe - Communication claire avec administrations et équipages Télétravail + quelques déplacements