La mission consiste à assurer le bon fonctionnement administratif et technique du back office des agences de Thonon les Bains et de Douvaine Le poste doit permettre de séparer clairement les fonctions front et back office, de servir de support à l'agent dans ses tâches administratives mais aussi vient en soutien du front office. Le (a) responsable back office est un contact permanent pour les clients professionnels dans le cadre de la gestion de leurs sinistres d'une part et de la vie de leur contrat d'autre part. Le back office est également en charge des relances de paiement et des rejets de prélèvements. Le poste, à dominante administrative, est essentiel à la satisfaction et à la fidélisation des clients. Le poste est directement rattaché à l'agent général Les missions détaillées couvertes sont : - BACK OFFICE PROFESSIONNEL 1. Sinistres - Ouverture (gestion agence ou société) - Mandater les experts - Gestion - Clôture et règlement dans la limite des pouvoirs accordés - Envoi des pièces à la compagnie - Suivi de satisfaction clients au moyen d'outils de suivi (à créer) En fonction du profil et de l'expérience, des formations pourront être envisagées dans les centres de formation de la compagnie 2. Traiter les demandes internes et externes (agence, siège, partenaires, clients.) 3. Création des comptes clients professionnels sur l'outil informatique 4. Préparation des dossiers : Réunir des informations sur les clients et prospects dans un but de préparation des rendez-vous pro agent 5. Validation des contrats pro et des avenants 6. Mise en gestion des contrats collectifs et suivi de la vie du contrat en coordination avec les Expert comptables 7. Suivi qualité pro 8. Suivi et relances de paiement professionnels et particuliers et contact avec la compagnie pour les problèmes de quittances 9. Relance des rejets de prélèvement des clients MMA et courtage 10. Mise à jour annuelle des données clients (CA, effectif, activité.) et réalisation des propositions d'avenant 11. Analyse du portefeuille client pro et confection de listes de prospection spécifiques (ex : non équipés santé/prévoyance, RCMS, Cyber risques.) - AUTRES TACHES : 1. Mise à jour et suivi du classeur ACPR et des procédures RGPD ainsi que du document unique 2. Préparer, avec le support de l'agent, la mise en place de process de qualité (Ex : ISO) et ou RSE 35 heures hebdomadaires (un temps partiel pourra être étudié) Du Lundi au Vendredi 9h-12h - 13h30-18h A ce salaire s'ajoutent : - Une mutuelle haut de gamme prise en charge à 100% pour le (a) salarié (e) - Accès au plan d'épargne entreprise après trois mois de présence - Prime d'intéressement - Eventuelles primes en fonction des résultats de l'agence