L'assistante administrative assure la gestion administrative, commerciale et réglementaire du domaine viticole. Elle participe au suivi des ventes de vin, à la gestion des obligations administratives liées à la filière viticole et contribue à l'accueil des clients et visiteurs du domaine. ________________________________________ Missions principales 1. Gestion administrative du domaine - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des emails - Gérer le courrier entrant et sortant - Classer et archiver les documents administratifs - Mettre à jour les bases de données (clients, fournisseurs, partenaires) ________________________________________ 2. Administration des ventes (ADV) - Saisir et suivre les commandes clients (particuliers, cavistes, restaurateurs, distributeurs) - Établir les devis, bons de livraison et factures - Suivre les règlements et effectuer les relances clients - Gérer les expéditions de vin (transporteurs, préparation des documents) - Mettre à jour les stocks et les disponibilités produits ________________________________________ 3. Suivi réglementaire viticole - Tenir à jour les registres obligatoires (entrées/sorties de vins) - Préparer les déclarations administratives (douanes, interprofession) - Assurer le suivi des documents de circulation (DSA, DAE, etc.) - Participer à la préparation des contrôles administratifs - Suivre la traçabilité des lots et des mises en bouteille ________________________________________ 4. Gestion des stocks et logistique - Suivre les stocks de vin en bouteille et en vrac - Suivre les stocks de matières sèches (bouteilles, cartons, étiquettes, capsules) - Coordonner la préparation des commandes - Organiser les expéditions et livraisons ________________________________________ 5. Accueil et œnotourisme - Accueillir les visiteurs au domaine - Organiser les dégustations et visites - Gérer les réservations de groupes - Participer à la vente directe au caveau ________________________________________ 6. Communication et événements - Participer à la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux - Préparer les supports pour salons, foires et événements - Suivre les relations avec les clients et partenaires ________________________________________ Compétences requises Compétences techniques - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Connaissance d'un logiciel de gestion commerciale - Connaissance de la réglementation viticole et douanière appréciée - Maîtrise du français écrit et oral - Notions d'anglais appréciées (clientèle étrangère) ________________________________________ Qualités personnelles - Sens de l'organisation - Rigueur administrative - Polyvalence - Bon relationnel - Autonomie - Discrétion ________________________________________ Formation et expérience - Bac +2 en gestion administrative, commerce ou assistanat (BTS GPME, BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale) - Une expérience dans le secteur viticole, agricole ou agroalimentaire est un plus ________________________________________ Conditions particulières - Activité plus soutenue pendant certaines périodes : o vendanges o mises en bouteille o salons et événements commerciaux Travail du lundi au vendredi (horaires à définir) Poste à pourvoir dès que possible