CDD de 3 mois renouvelables Horaires 09h00-16h30 (7h30) - Pause déjeuner de 30 min Le pôle Neuro Sainte-Anne a développé une offre de soins de proximité et de recours pour l'ensemble des pathologies des maladies du système nerveux. Il se compose de 9 services regroupant un total de 130 lits et places. Les équipes accueillent les urgences de neurologie vasculaire, neurochirurgie et neuroradiologie. DESCRIPTION DU POSTE La secrétaire médicale est l'interface entre les patients et leurs proches, les correspondants professionnels impliqués dans la prise en charge des patients et l'équipe du service NML. Elle contribue à la prise en charge des patients par : - La maitrise des techniques de communication - La maitrise des outils informatiques, - La coordination du parcours patient - La continuité de la prise en charge administrative des patients ACTIVITES - Réaliser la prise des rendez-vous des nouveaux patients sur la base du protocole du service - Enregistrer les informations administratives concernant le patient sur l'outil informatique de la prise de rendez-vous - Appels téléphoniques au patient pour la prise des rendez-vous et rappels des RDV de consultation la semaine précédente - Gérer les appels téléphoniques du secrétariat (prise de messages pour les médecins et autres) - Préparation de la consultation du médecin (commande des dossiers médicaux archivés pour les patients déjà suivis). Création de dossier médical pour les nouveaux patients avec recueil des données administratives nécessaires lors de leur première venue) - Mise en page des courriers de consultation des médecins (dictée numérique), mise sous pli pour envois postaux - Traiter les courriers et documents à archiver dans les dossiers médicaux - Traiter ces mêmes documents dans son domaine d'enregistrement (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ; archivage de documents numériques (CD IRM) - Maitriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des courriers - Encadrer les stagiaires sur un cursus de formation de secrétaire - Transmettre ses connaissances - Participer à des groupes de travail et nourrir une réflexion sur l'amélioration des pratiques - Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures - Participer à des réalisations de protocoles - Participer à la mise en place de nouvelles activités FORMATIONS - QUALIFICATIONS - Techniques d'accueil physique et téléphonique fortement conseillées (connaissances détaillées) - Sens de l'accueil, empathie, écoute - Excellente connaissance en orthographe et grammaire - Bonne connaissance de la présentation des courriers et documents - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (connaissances détaillées) - Géographie et topographie de l'établissement (connaissances détaillées) - Droits de patients (connaissances détaillées) - Droits hospitaliers (connaissances détaillées) - Charte de l'identito vigilance (connaissances détaillées) - Internet/Intranet (connaissances détaillées) Savoir-faire : - Technique du secrétariat (connaissance approfondies) - Vocabulaire médical (connaissances détaillées) - Maitrise de l'outil informatique : Word et Excel (connaissances détaillées), Axigate (connaissance institutionnelle) - Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau Obligations professionnelles : - Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement - Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail et de respecter les règles d'hygiène en vigueur - Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions - Obligations à l'égard des tiers ; impartialité et probité, secret professionnel - Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité