Placée sous l'autorité de la cheffe de l'Unité recrutement, formation & qualifications (URFQ, l'assistant administratif contribue à la mise en œuvre opérationnelle de la politique de formation de la DISP, en assurant la gestion administrative, logistique et budgétaire des actions de formation, en lien avec les agents, les encadrants, les prestataires et les partenaires institutionnels. Vos activités principale : 1. Organisation logistique des formations : Planification des sessions de formation en lien avec les besoins des services Réservation des salles, matériel, restauration, hébergement Communiquer et diffuser le programme de formation en interdirectionnel Convocation des agents et suivi des inscriptions 2. Gestion administrative : Saisie et mise à jour des formations dans le logiciel de gestion (SIRH Harmonie) Création d'ordre de mission, attestations de présence, feuilles d'émargement, évaluation de la formation Suivi des conventions et des factures avec les prestataires Procéder à l'archivage des pièces administratives Assurer la transmission de l'état d'avancement des inscriptions aux différents organisateurs de formation 3 Suivi budgétaire : - Engagement des dépenses liées à la formation - Suivi des crédits alloués et des consommations en lien avec la chefferie de l'unité 4. Appui au pilotage de la formation : - Contribution aux bilans quantitatifs et qualitatifs Réalisation d'enquêtes Autres activités : Participer de manière ponctuelle aux activités transverses des pôles recrutement/formation de l'URFQ Soutien logistique promotion des métiers Organisation de travail : Les horaires sont conformes à la charte des temps et aux plages fixes (10h-12h / 14h-16h) et variables. Horaires d'ouverture du service : 8h00-17hOO Télétravail possible en fonction des nécessités de service Restauration : Salle de pause / Service de livraison à domicile Accessibilité en transport / Parking : Pas de parking. Transport en commun / Label employeur « Pro vélo » niveau argent