À propos du poste Au cœur de la vie de notre établissement, vous êtes le premier contact des résidents, de leurs familles et des intervenants extérieurs. Vous assurez la gestion administrative des séjours et la facturation, tout en veillant à la bonne circulation de l'information entre les services. Missions principales Accueil et relations avec les familles : - Accueil physique et téléphonique des résidents, familles et visiteurs - Ouverture et suivi des dossiers administratifs (version papier et logiciel métier) - Information des résidents et familles lors des entrées et sorties - Accompagnement des familles dans les démarches : aide sociale, APL - Interface avec les tuteurs et mandataires judiciaires - Gestion des rendez-vous des intervenants extérieurs (pédicure, coiffeur.) Gestion administrative des séjours : - Réception et suivi des demandes d'admission en lien avec les équipes soignantes et la direction - Gestion de la liste d'attente (papier et via Trajectoire) - Suivi des dossiers d'entrée : complétude, réception des annexes - Mise à jour des dossiers et mouvements sur logiciel métier - Gestion des fins de séjour : facturation, clôture administrative - En cas de décès : information des résidents, mise en place du cadre photo/message, suivi des créances (notaire/famille) Facturation et suivi financier : - Établissement et transmission des factures d'hébergement - Envoi et suivi des tableaux aide sociale - Suivi des créances des résidents sortis Secrétariat, information et communication interne : - Frappe de courriers, classement et archivage des documents de l'établissement - Affichage réglementaire, menus, comptes rendus CVS/CSE, animations - Mise à jour des plans de chambre (noms, téléphones, GIR) - Mise à jour et distribution hebdomadaire de la gazette Famileo - Coordination avec le prestataire restauration (présences, absences, inscriptions repas) - Suivi des stocks boissons et petit matériel hôtellerie - Gestion de la vêture et des produits d'hygiène (courriers familles/tuteurs, étiquetage, linge) - Transmission des réclamations et informations dans le cadre de la démarche qualité - Participation aux réunions internes (CODIR, réunion facturation mensuelle) - Accueil et formation des stagiaires à la fonction d'accueil Profil recherché : Compétences et qualités attendues Savoir-faire : - Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique - Bonne gestion administrative et des tâches de secrétariat - Sens de l'organisation et gestion des priorités - Respect des règles de confidentialité et de protection des données - Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement Savoir-être : - Bienveillance et patience dans la relation avec les résidents et les familles - Discrétion et respect de la confidentialité - Disponibilité et réactivité - Aisance relationnelle et bonne expression écrite et orale - Gestion du stress dans un environnement parfois chargé émotionnellement