Missions : - Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels. - Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service - A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service - Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service. - Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique Activités : 1. Accueil téléphonique et physique du service - Renseigner les interlocuteurs internes et externes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Recevoir, filtrer et transmettre les messages - Relations avec d'autres services, collectivités, partenaires en fonction des domaines d'activités 2. Gestion administrative globale - Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives - Gestion de l'archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service). - Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ) - Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication) 3. Gestion comptable - Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ; - Participer à la réalisation des bilans - Suppléer le régisseur d'avance 4. Gestion des Ressources Humaines - Participer à l'élaboration et à l'exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ; - Participer à la veille réglementaire ; - Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ; - Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ; - Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d'indemnisation des arrêts de travail ; - Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ; - Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel. - Planifier et suivre les visites d'aptitude et les visites médicales des agents ; - Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ; - Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l'emploi et à la formation. 5. Gestion des stocks et des achats - Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique. - Réceptionner, vérifier les achats - Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique 6. Gestion du parc automobile - Suivre l'entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer. - Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d'amortissement ; étude comparative des offres) - Gestion du suivi du contrat d'assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers). 7. Suivi des projets - Référent du suivi qualité en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable administrative - Participer aux projets du Service