L'Institut Médico-Éducatif (IME) recrute, dans le cadre du remplacement d'une salariée absente, un(e) Secrétaire médico-social(e) diplômé(e) en CDD à terme imprécis, à compter du 1ER JUILLET jusqu'au 17 JUILLET puis reprise le 20 Aout Diplôme requis : Diplôme de Secrétaire médico-social(e) Type de contrat : CDD à terme imprécis -35h semaine- Date de prise de poste : Début juillet Rémunération : Selon la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (CCN 66), en fonction de l'ancienneté et des dispositions conventionnelles applicables. Missions principales Accueil - Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME : prise de messages, transmission des informations et orientation des interlocuteurs. - Assurer le suivi des courriels et leur transmission aux personnes concernées. - Enregistrer et distribuer le courrier entrant et gérer l'expédition du courrier sortant. Gestion administrative et suivi des dossiers - Tenir le registre des présences et absences des jeunes accueillis. - Communiquer quotidiennement le nombre de repas à la cuisine. - Signaler les absences aux chefs de service et contacter les familles afin d'en connaître les motifs. - Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs des jeunes admis. - Assurer le suivi des dossiers MDPH (premières demandes, renouvellements, mises à jour). - Maîtriser et utiliser le logiciel Via Trajectoire (commissions d'admission, entrées et sorties). - Envoyer les dossiers de pré-rentrée et assurer le suivi des pièces administratives en relançant les familles si nécessaire. - Alimenter, traiter et organiser le dossier unique de l'usager. - Classer les dossiers des jeunes sortis et assurer leur archivage en lien avec les archives départementales. - Mettre à jour les différents documents relatifs aux jeunes accueillis (répertoire téléphonique, échéances MDPH, composition des groupes, etc.). - Mettre en forme et transmettre les bulletins semestriels. - Élaborer les circulaires en collaboration avec les responsables de service et en assurer la diffusion aux familles. - Effectuer les déclarations d'accidents des jeunes auprès des organismes d'assurance. - Établir, transmettre et suivre les conventions de stage des jeunes accompagnés. - Réaliser les devis et factures des ateliers de l'IMPro. - Saisir, traiter, classer et mettre en forme les documents professionnels. Lien institutionnel - Préparer les commissions d'admission et assurer le suivi des décisions prises. - Participer à la mise en forme du rapport d'activité annuel. - Dans le cadre du Conseil de la Vie Sociale : envoyer les convocations, recueillir les questions, accompagner les jeunes participants et rédiger les comptes rendus. - Participer aux réunions de service, d'analyse des pratiques et aux réunions institutionnelles. Profil recherché - Titulaire du diplôme de Secrétaire médico-social(e) ou autre avec forte expérience - Appétence pour le travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire. - Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion des priorités. - Capacités d'adaptation et d'initiative. - Respect de la confidentialité et sens de l'éthique professionnelle. - Volonté de s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité du service.