Un(e) Secrétaire administratif Mission du poste : - Gérer l'accueil des familles, visiteurs et appels téléphoniques. - Suivre les dossiers administratifs des résidents (admissions, entrées/sorties, contrats). - Assister la direction dans la gestion administrative (courriers, mails, réunions, comptes rendus). - Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre les absences, congés et visites médicales. - Organiser la logistique administrative (fournitures, archivage, registres). - Participer au suivi de la facturation et à la transmission des pièces comptables Activités et tâches principales du poste : - Accueillir familles, visiteurs et prestataires, et gérer les appels téléphoniques. - Orienter les demandes vers les services compétents et diffuser les informations. - Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents (admissions, contrats, entrées/sorties, hospitalisations, décès). - Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus pour la direction. - Organiser les réunions et préparer les documents nécessaires. - Gérer le courrier, les mails, le classement et l'archivage des documents. - Mettre à jour les dossiers du personnel et suivre absences, congés, remplacements et visites médicales. - Gérer les commandes de fournitures administratives et tenir à jour les registres obligatoires. - Réaliser la facturation et transmettre les pièces comptables. - Assurer le lien entre la direction, les équipes et les familles pour le bon fonctionnement de l'EHPAD. - Transmettre les éléments variables de paie au service comptabilité. Horaires: Du lundi au vendredi. 8h00-17h00 Travail en présentiel