Missions déléguées par le (la) directeur(trice) exploitation 1) En l'absence du directeur et/ou du directeur adjoint, assure les responsabilités de direction en lien avec le Responsable des soins et sous coordination de la Direction de Division 2) Assurer la gestion des affaires courantes et le suivi des dossiers de direction 3) En lien avec les référents d'activité, relayer les informations importantes et urgentes auprès du(de la) directeur(trice) exploitation et de la Direction de Division 4) Recueillir et relayer les plaintes des patients et des familles. Gestion du personnel, en collaboration avec la direction et la DRH 5) Veiller à la bonne application du règlement intérieur et autres dispositions légales par les collaborateurs de la Clinique et avertir le(la) directeur(trice) exploitation en cas de problème 6) Participer à la gestion de la formation du personnel (voeux de formation, suivi du plan de formation, inscription des salariés sur le logiciel.) et assurer le bon déroulement des formations sur site 7) Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs 8) Préparer les contrats de travail des collaborateurs 9) Vérifier auprès des autorités de tutelle la véracité des diplômes et des titres de séjour et s'assurer de leur renouvellement en tenant à jour un tableau des fins de titres de séjour 10) Effectuer les déclarations uniques d'embauche (DUE) 11) Suivre les échéances des périodes d'essai des nouveaux collaborateurs 12) Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP) 13) Tenir à jour les éléments relatifs au personnel dans le « classeur DDASS » (diplômes soignants, attestation ADELI, courriers Tutelles.) 14) Gérer le suivi des absences : congés, arrêts de travail, accidents du travail, préparation de l'ordre des départs en congés. 15) Établir les attestations de salaire et suivre le versement des prestations complémentaires 16) Gérer les visites médicales des salariés 17) Effectuer, en lien avec la direction d'exploitation et le service paie, le suivi des salaires : variables de paie, soldes de tout compte, demandes d'acomptes, distribution des bulletins de paie. 18) Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l'organigramme de la Clinique 19) Tenir à jour le dossier du salarié conformément aux procédures Groupe 20) Participer à la gestion des plannings. Gestion quotidienne de la Clinique 21) Participer étroitement à la gestion économique de la Clinique 22) S'implique dans les relations médico-sociales de la Clinique (correspondants hospitaliers et libéraux, FMC.) 23) Participer à la mise en place et au suivi du projet d'établissement dans le respect du CPOM 24) Participer à l'élaboration des tableaux de bord 25) Participer à la maîtrise de la masse salariale 26) Assurer le suivi fournisseurs (commandes, factures, règlement). Communication interne et démarche qualité 27) Assurer le relais concernant la transmission d'informations entre les collaborateurs de la Clinique, les différents services du Siège et le(la) directeur(trice) exploitation 28) Organiser des réunions internes : convocations, ordre du jour, etc. 29) Lors des réunions, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus 30) Réaliser l'affichage de divers documents à destination du personnel, des patients et des visiteurs 31) Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le patient 32) Faire respecter au patient le cadre institutionnel et les règles de bonne conduite 33) Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail, aux formations et aux réunions des différentes instances de la Clinique 34) Veiller au respect des droits et information du patient.