Sous l'autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l'assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation. Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes. Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité. Activités principales Gestion administrative courante - Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter. - Organiser le classement et l'archivage administratif. - Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes. - Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution. - Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d'admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO. - Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus. - Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires. - Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations...). - Veiller à l'application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet...) Soutien administratif aux formations - Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires. - Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d'informations, site internet). Suivi de l'activité - Organiser les sessions de formation. - Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.). Communication - Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels. - Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.). - Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO - Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.