Assurer les tâches de secrétariat courantes : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Enregistrer, trier et dispatcher le courrier - Classement des documents, des dossiers résidents - Gestion et respect des procédures d'archivage - Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, affiches, mails, .) - Planifier et organiser les visites Assurer l'interface entre les différents services de l'établissement, ainsi que les autres unités et les interlocuteurs extérieurs : - Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités et de la disponibilité des personnes demandées Etat des lieux des stocks : - Fournitures, timbres, toner, . Traitement des factures fournisseurs : - Réception des factures et - Elaboration et transmission à la référente du bordereau à envoyer à la comptable au siège Suivi des demandes d'admission : - Répondre aux demandes de renseignements - Réception et vérification des dossiers - Traitement des dossiers après commission (courriers réponse) Gestion des arrivées et des départs : - Inscription dans les registres officiels (registre d'entrées et de sorties et registre des décès) - Edition et signatures des documents obligatoires (contrats, livret d'accueil, règlement de fonctionnement.) - Gestion des entrées/départs et des dossiers administratifs Hospitalisation Temporaire d'Urgence Suivi des dossiers résidents Aide-sociale et APA - Lien avec les départements - Transmission des factures par mois - Actualisation des GIR Facturation des résidents payant - Eléments de facturation à saisir - Vérification avec le comptable et la direction Validation, envoie et encaissement - Expérience confirmée dans l'accueil d'un public adulte en situation de dépendance - Connaissance des logiciels net factu, net soins, pack office - Compétences relationnelles, sens de l'écoute, capacité à apaiser des tensions - Maîtrise de base des outils bureautique - Bon niveau d'expression orale et capacité à rendre compte des situations à l'écrit - Capacité à travailler en équipe et en réseau - Conscience professionnelle : confidentialité des informations traitées