Contexte et missions principales 1/ Tâches en lien avec le responsable du pôle administratif, informatique, financier et RH (50%) - Traitement des courriers et courriels reçus sur l'adresse principale de la Fondation (enregistrement, tri, diffusion et archivage); - Support RH avec coordination des recrutements (sollicitation documents administratifs, accueil, création de compte informatique, gestion badge accès, visite locaux, logiciels, relais du responsable informatique si nécessaire) - Suivi et mise à jour des procédures administratives, du guide des procédures de la FRB - Mise en œuvre du plan de formation et accompagnement des salariés de la FRB dans les démarches d'inscription et de financement des formations (ex : compte formation, OPCO) ; organisation des formations collectives sur les sujets administratifs et de ressources humaines (harcèlement, dynamiques collectives, langues étrangères, outils bureautiques) - Collecte et synthèse des éléments de variables de paie, et interface avec le pôle cabinet social sur ce sujet, ainsi que sur la gestion des absences et arrêts maladie, en suppléance. - Rédaction de documents confidentiels et gestion des dossiers du personnel - Pilotage d'éléments dans le système d'information RH (Lucca absences et feuilles de temps) et analyses statistiques à la demande des pôles, du CSE ou de la direction - Tenue à jour du DUERP et RPS et du règlement intérieur des services - Tenue à jour et information des salariés sur les affichages obligatoires - Mise en place une bibliothèque de modèles / de conventions-types - Information régulière des salariés, à partir de l'analyse des situations individuelles, sur les droits et obligations de chacun ; participation à l'infolettre du pôle 2/ Assistance de la direction et de la présidence (20%) Sous l'autorité directe de la directrice générale et du président, la personne recrutée assurera les missions d'assistance de la direction et de la présidence (20%), et notamment : - Premier contact et prise de rendez-vous de la directrice et du Président ; - Préparation et suivi des conseils d'administration (mise en forme de documents, envoi aux membres, rédaction des décisions, procès-verbaux) - Organisation logistique (ordres de mission, réservation de salle, restauration, etc) pour les différentes assemblées et conseils. 3/ Tâches en lien avec les autres gestionnaires administratives et de secrétariat général (30%) - Appui des pôles à la gestion logistique des déplacements internes et externes (ordres de mission, réservation train, avion, hôtel, des notes de frais, etc.) ; - Appui logistique aux pôles pour la planification des réunions, et des événements (réservation de salle, restauration, publipostage de badges, etc.) et tenue d'un fichier de salles et de prestataire de restauration à jour. - Gestion des fournitures du service, des matériels de bureau et de l'approvisionnement général permettant de contribuer au bon fonctionnement des locaux ; Suivi des contrats fournisseurs et logistique. - Recherche de prestataires et négociation de conventions (hébergement, restauration) Si appétences démontrées : - Relais du responsable informatique, en support premier niveau - Participation à la communication interne Polyvalence requise pouvoir suppléer les autres gestionnaires administratives du pôle. Le ou la salariée pourra être appelé(e) à participer ponctuellement à d'autres tâches administratives et de vie collective nécessaires au bon fonctionnement de la FRB (amélioration des espaces et moments de convivialité) Profil recherché Le poste s'apparente à celui d'un-e secrétaire polyvalent-e / assistant-e de direction : il suppose une forte polyvalence, une capacité à gérer simultanément des sollicitations variées et à en hiérarchiser les priorités, un excellent sens du relationnel - le ou la titulaire étant souvent le premier point de contact pour les interlocuteurs