RESPONSABILITÉS : Contexte du poste : La Réforme des études en santé, secteur médical et paramédical induit une évolution organisationnelle notamment au sein du bâtiment dédié à la simulation SIMMAR. Le recrutement d'un assistant administratif se situe dans ce cadre. Missions Participer à l'organisation et optimiser les activités de tous les volets administratifs, institutionnel et pédagogique du centre de simulation SIMMAR. Activités principales : • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (Personnels) et externes (Usagers) du SIMMAR • Organiser la gestion des salles via les logiciels d'établissement • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances • Répondre aux demandes d'informations des différentes structures internes (Ecoles, Unités de Recherche, services, présidence AMU,...) et institutionnelles (AP-HM, ARS, Région Sud,) • Sélectionner/ Traiter et diffuser de l'information en interne et en externe • Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données et suivi des indicateurs • Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, dossiers thématiques) • Retranscrire des informations orales à l'écrit selon une procédure associée • Classer et archiver des documents • Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers les interlocuteurs internes et externes Missions de gestion financière : • Participer à l'élaboration budgétaire du centre et à son exécution • Réaliser les missions de déplacement • Gérer les opérations de dépenses • Emettre les titres de recette Missions annexes : • Participer à la gestion des évènements et examens récurrents en rapport avec le SIMMAR • Gestion des commissions et conseils du GIS : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers et suivi des actions • Participer aux examens et événementiels du SIMMAR Positionnement hiérarchique Sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif du SIMMAR Sujétions particulières : • Encadrement (oui/non) : non • Conduite de projet (oui/non) : oui PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Connaissances : • Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP • Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes • Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat • Très bonne connaissance des techniques de communication Savoir-faire : • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe • Savoir rendre compte • Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie • Analyse des conventions et documents juridiques • Mettre en application des procédures et des règles • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pack office, sifac web, messagerie) Savoir-être : • Sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités • Capacité d'adaptation • Rigueur professionnelle exigée • Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées • Sens relationnel • Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social