L'APEAJ est une association toulousaine à taille humaine engagée dans l'accueil et l'accompagnement des enfants et jeunes en difficultés âgées de 3 à 20 ans. À travers ses différentes actions et ses équipes, elle œuvre au quotidien pour favoriser l'inclusion, l'autonomie et le bien-être des personnes accompagnées. Afin de renforcer son équipe administrative, l'APEAJ recherche un(e) Secrétaire de direction qui soit un véritable appui de la Direction d'établissement. MISSIONS : Accueil et secrétariat administratif : - Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association - Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés - Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels - Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs - Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités Secrétariat de la Direction Générale : - Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation - Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires) - Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction - Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels - Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles - Classer et archiver les dossiers de la Direction Secrétariat des instances associatives : - Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale - Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour - Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances - Formaliser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion - Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés - Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association Missions transversales : - Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles - Gérer la commande des fournitures - Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.) COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE Techniques et fonctionnelles : - Capacités rédactionnelles et orthographiques - Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus - Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .) Relationnelles et comportementales : - Autonome et savoir prioriser ses activités - Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps - Discrétion et respect de la confidentialité - Sens du service et de l'accueil - Polyvalent(e) et adaptable - Etre force de proposition QUALIFICATION ET EXPERIENCE Formation de niveau Bac à Bac + 2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire Expérience dans le secteur du médico-social appréciée CONDITION D'EXERCICE DU POSTE - Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 14/09/26 au 07/10/26, puis à temps partiel du 08/10/26 au 29/11/26 - Congés à chaque période de vacance scolaire - Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience - Majoration familiale -Proximité du métro Barrière de Paris - Possibilité de prendre le repas à la cantine