FICHE DE POSTE Assistante de transaction en agence immobilière 1. Gestion administrative des dossiers de vente - Création et constitution des dossiers de vente. - Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers. - Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs. - Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente. - Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire. - Classement et archivage des documents physiques et numériques. - Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l'activité. 2. Suivi des dossiers de vente - Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu'à la signature définitive. - Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants. - Suivi des signatures et des échéances. - Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers. - Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires. - Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes. - Gestion et suivi des clés des biens. - Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi. 3. Accueil et relation clientèle - Accueil physique de la clientèle au sein de l'agence. - Accueil et gestion des appels téléphoniques. - Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné. - Prise et transmission des messages. - Réponse aux demandes administratives courantes des clients. 4. Missions comptables Saisie et suivi de la comptabilité de l'agence - Saisie des écritures comptables de l'agence dans le logiciel EBP. - Enregistrement et classement des factures fournisseurs. - Saisie et suivi des opérations bancaires. - Enregistrement des différentes opérations comptables courantes. - Contrôle et rapprochement des éléments comptables. - Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable. - Suivi administratif des factures et des règlements. Facturation - Création des factures de vente dans EBP. - Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés. - Suivi des factures émises et des règlements. - Classement et archivage des pièces comptables. 6. Missions Ressources Humaines - Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés. - Vérification des éléments transmis. - Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae. - Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie. - Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable - Suivi administratif des dossiers du personnel. - Classement et archivage des documents relatifs aux salariés. - Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel. 7. Outils utilisés - EBP : comptabilité, saisie des écritures et facturation. - MySilae : transmission et gestion des éléments variables de paie. - Logiciels et outils métiers de transaction immobilière. - Messagerie électronique et outils bureautiques. - Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l'activité immobilière. Compétences et qualités - Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction. - Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes. - Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae). - Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel. - Organisation, rigueur, autonomie et réactivité. - Sens du service, aisance relationnelle et discrétion. - Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément. - Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe. Relations professionnelles En interne : direction, conseillers immobiliers et salarié