Descriptif du poste: Pôle Formation -          Gestion des séminaires de formation –  Actualisation de la base de données clients/prospects –  Mailing à partir de la base de données CRM –  Suivi du remplissage des sessions, mailing de relance et communication via LinkedIn –  Création et édition des catalogues, et programmes détaillés –  Gestion administrative des inscriptions et des conventions de formation –  Mise en forme des supports de formation et diffusion des contenus –  Gestion des relations avec les services formation, RH et les participants inscrits –  Mise à jour régulière des supports de formation (PPT, QCM, livret participant.) –  Préparation des interventions des formateurs externes (agenda, PPT, billets de train, hôtel) contrats et factures –  Préparation des devis et des éléments pour la facturation  –  Dépôt des factures sur les différentes plateformes, envoi des attestation ou certificats de formation aux services RH, suivi et relance des impayés –  Envoi des cartes de GPA par courrier aux organismes –  Respect des procédures de certification Qualiopi et préparation des audits de surveillance et de renouvellement –  Tenue du plan de charge et du compte d'exploitation des formations –  Préparation et déclaration du bilan pédagogique et financier annuel –  Participation à l'écriture d'un titre certifié au RNCP en collaboration avec l'Afpols (projet en cours) –  Gestion quotidienne de la boite mail « Formation »   -          Logistique de la formation –  Réservation salles et repas –  Organisation et suivi des séminaires sur site et/ou en visio-conférence Pôle Conseil -          Assistance pour la gestion de l'activité de Conseil SUR&TIS et SUR&TIS REGIONS –  Gestion de la plateforme d'alerte des marchés publics –  Retrait des dossiers et suivi des questions avant réponses aux appels d'offre –  Préparation et envoi des dossiers en réponse aux appels d'offres –  Réception des courriers de notification ou de refus –  Suivi et rangement des dossiers numériques (en cours, offres, perdus.) –  Création des numéros d'affaires, ajout dans le carnet de commande et préparation du dossier avant transmission en comptabilité –  Mise à jour des documents administratifs sur les différentes plateformes (Provigis, e-attestation.) -           Communication –  Gestion et actualisation du site internet –  Gestion des abonnés réseaux sociaux de Sur&tis –  Suivi mensuel des chiffres (abonnés, contacts CRM) –  Rédaction d'articles/ posts pour les réseaux sociaux –  Actualisation des références des Pôles Conseil et Formation -          Assistanat administratif –   Accueil standard téléphonique –   Réception/ envoi du courrier –   Suivi des besoins et commandes fournitures –   Création et commande des cartes de visite –   Organisation des évènements internes entreprise (onboarding, séminaires annuels, déjeuners équipe .) –   Rédaction de supports internes (nomenclature, process, PPT réunion, statistiques.) –   Archivage physique et numérique des dossiers conseil et formation –   Réception, diffusion auprès des équipes et archivages des articles + veille des parutions utiles (Gazette des communes, face au risque, livre blanc etc) –   Gestion quotidienne de la boite mail « Contact »     Profil recherché: Compétences requises pour le poste    –  Parfaite maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, –  Capacités rédactionnelles et de mise en page –  A l'aise avec les CRM, réseaux sociaux et internet –  Expérience souhaitée dans l'organisation de séminaires de formation   Qualités requises pour le poste    –  Discrétion –  Rigueur pour la gestion des dossiers Sens relationnel permettant une adaptation à la grande diversité des univers de travail (tertiaire, secteur public, logement social, architectes, Property Manager.).