assistant administratif financier H/F - EC9619 En tant qu'assistant(e) administratif(ve) et financière, vous assistez la responsable d ... anisation de travail du service, suivez la comptabilité du budget du service et gérez les dossiers administratifs selon l'organisation. Vous avez notamment pour tâches : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du service - Accueil physique et téléphonique du service et, par roulement, au sein de la direction des services techniques - Organisation de réunions, coordination avec les secrétariats; réservation de salles ; courriers et mails d'invitation ; - Traiter les différents documents administratifs du service - Mise en forme des courriers du service selon la charte graphique, suivi du circuit de visas et de signature et envoi - Gestion et suivi des documents techniques et administratifs: arrêtés d'autorisation de travaux et d'ouverture pour les ERP, délibérations, conventions, avenants, procès-verbaux de réception (EXE), décomptes général définitif des entreprises, ordre de service, actes des sous-traitants, -. - Prise de notes, mise en forme des comptes rendus de réunion pour diffusion - Suivre les dossiers du service et les outils de pilotage - Suivre certains dossiers (assurance, contrats d'entretien et maintenance sur devis) et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (tableau de suivi des bons de commande, des mouvements comptables, tableaux financiers des opérations) - gestion des subventions : élaboration de la partie administrative, suivi des demandes de versements (acomptes et soldes) - Gérer et actualiser des bases de données du service Patrimoine - Assurer le suivi financier du service : - Enregistrement du budget sur CIVIL, - rapprochement des factures - établissement des bons de commande et des engagements - suivi des mouvements comptables avec le service des finances - suivi financier des grands projets - Assister le service lors des phases de consultation : - Mise en forme des documents techniques de consultation et des rapports d'analyse d'offres - Organisation de la consultation pour certains marchés