Assistant(e) Direction des Ressources Humaines PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé), ainsi qu'une maison d'accueil spécialisée. PRÉSENTATION de la direction des ressources humaines La Direction des Ressources Humaines située sur le site de Neuilly-sur-Marne est composée de 4 pôles que pilote la Directrice des Ressources Humaines : Un Pôle des Ressources Humaines et de la masse salariale Une responsable et une équipe de 20 agents dédiés au PNM (Bureau des recrutements, mobilités et concours, des carrières et retraites, de la paie, de la coordination du temps de travail, du contrôle de gestion sociale) Un pôle social Un responsable en charge de la Formation Spécialisée en matière de santé, de sécurité et de condition de travail, des politiques logement, QVCT et crèche hospitalière (35 agents dont 2 responsables), de la gestion et prévention de l'absentéisme et des reclassements avec une équipe dédiée de 3 agents (Bureau des congés et de l'absentéisme). Le pôle comprend également une assistante sociale du personnel, et une conseillère en prévention des risques professionnels. Un pôle Formation Professionnelle Une responsable et une équipe de 5 agents Le service de santé au travail comprenant 5 agents, dont une psychologue auprès du personnel La Direction des Ressources Humaines accompagne les 2 400 professionnels de l'établissement Le secrétariat des Ressources Humaines : il est composé de deux assistant(e)s de direction en binôme. Position dans la structure Autorité hiérarchique dans le pôle : -Directrice des ressources humaines -Adjoints à la DRH Liaisons fonctionnelles : L'ensemble des directions fonctionnelles DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE Il, elle, en binôme avec la 2ème assistante, assiste la DRH et ses Adjoints dans leurs missions. Horaires : 38 h/ semaine A titre indicatif : 9 h à 17 h Missions et competences requises Missions Accueil et orientation Orientation vers les différents interlocuteurs Traitement des courriers (réception, tri, enregistrement et distribution) Traitement des mails Agenda Prise en main de l'agenda en liaison du binôme RH, si besoin CommunicationInterne et externe au service Préparation, diffusion et enregistrement notes d'information Publication sur intranet d'informations émanant des RH (mises en ligne, création et suivi de certaines pages du site de la DRH) _ Rédaction_ Prise de notes, rédaction de comptes-rendus de réunion, d'entretiens Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, création et diffusion des maquettes (formulaires) Instances Préparation, suivi des CSE (Comité Social d'Etablissement) : Elaboration de l'ODJ, Invitation des membres du CSE et envoi des documents Organisation de la séance : prévoir un ordre de passage Relecture des PV (procès-verbaux) Suivi des actions à mener après chaque instance Disciplinaire Dossiers disciplinaires : Préparation -Convocations Suivis (En collaboration avec la responsable des carrières) Aide à la Rédaction des comptes-rendus Rôle spécifique Correspondant RH des Représentants du Personnel Fiches de suivi du temps syndical Rôle d'alerte Sur les urgences ou les sujets « sensibles » en lien avec les RH Secrétariat de la CAM (Commission Alerte et Médiation) Autres missions Saisie partielle du planning du personnel RH dans Agile Time (création cycle, déroulement cycle, suivi mensuel, enregistrement des congés de l'équipe). Gestion stock et commande de fournitures, papeterie, mobiliers Classement / archivage Ponctuellement remplacement de l'agent d'accueil durant ses congés Certaines autres missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la Directrice et de ses Adjoint-e-s Qualifications Savoirs