RESPONSABILITÉS : POSITIONNEMENT La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département. MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP) ACTIVITES : Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place : - Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique) - Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département - Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes - Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements) - Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant...) - Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations - Classer et archiver tous les documents - Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs : o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE) o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés o Participer à l'organisation des jurys du département... o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs...) o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant. PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES • Savoirs o Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites, o Connaitre les techniques de gestion administrative o Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word...) o Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d'enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center...) o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure • Savoir faire o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit o Savoir travailler en équipe o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations o Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers. o Savoir accueillir le public en toutes circonstances. o Savoir mettre en œuvre les consignes données o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion o Savoir organiser et gérer un système de classement o Savoir rendre compte • Savoir être o Sens du contact et qualité d'écoute o Sens du travail en équipe o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs o Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs o Bon relationnel et esprit d'équipe o Discrétion o Respect de l'usager o Faire preuve de polyvalence et de disponibilité CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE o Télétravail non adapté la 1ère année o Permanence d'ouverture du secrétariat