RESPONSABILITÉS : Assistance à la gestion administrative et pédagogique des internes inscrits en D.E.S. (Diplôme d'Études Spécialisées) de Médecine Générale (activités en lien direct avec la Scolarité 3e cycle, le Directeur et l'équipe du Département de Médecine Générale) - Accueil et traitement des flux internes et externes - Organisation et suivi d'actions pédagogiques, d'ateliers, de conférences, séminaires - Emploi d'outils bureautiques de gestion administrative (Excel, Word, APOGEE, CeLCAT) - Participation active aux réunions de la cellule 3e cycle et du Département de Médecine générale - Gestion et suivi des inscriptions administratives des internes et inscriptions pédagogiques aux cours (MOODLE) Enseignements : phase socle, enseignements transversaux, SAFE, SASPAS, BALINT. - Participation à l'organisation et à la gestion chaque semestre des Commissions relatives au 3ème cycle des études médicales, en lien avec les établissements hospitaliers et extra-hospitaliers, l'A.R.S. (Agence Régionale de Santé), la Direction des Affaires Médicales du C.H.U. : commission d'agrément des lieux de stages, commission d'internat, commission d'évaluation des besoins, commission de répartition des postes - Participation chaque semestre aux réunions de choix des stages des internes dans les établissements hospitaliers ou extra-hospitaliers - Élaboration de relevés de stages, attestations pour les Licences de Remplacement, actes administratifs courants... - Traitement des fiches d'évaluation individuelle de stage des internes par semestre (dépôt sur Moodle, pointage OPPI). - Edition des conventions de stage pour les internes en stage ambulatoire - Réservation des salles (CELCAT) et gestion de la logistique concernant les manifestations en lien direct avec la Médecine Générale (thèses, ateliers, cours...) - Élaboration et diffusion des emplois du temps / plannings de cours en s'assurant de la disponibilité des enseignants-praticiens de médecine générale (versant communication très important) - Gestion et suivi des fiches de présence, des fiches de validation des modules (...) - Recensement et transmission des heures complémentaires d'enseignement (vacataires) et des charges d'enseignements des enseignants non H.U. PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants. Savoir-faire : - Savoir synthétiser des données d'un domaine (par exemple : Thèses de doctorat d'exercice toutes spécialités, Modalités de validation des différentes filières, Agrément des services hospitaliers) - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée - Savoir hiérarchiser les tâches et organiser, planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances - Informer et rendre compte - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Maîtrise souhaitée des applications APOGEE et CELCAT Savoir-être : - Travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Aisance et intérêt dans l'emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, NTIC : courriel, web, Environnement Numérique de Travail...) - Apprécier le relationnel avec les étudiants (accueil et information), capacité d'écoute - Rigueur, esprit de synthèse, d'initiative (démarche générale, rédaction de courriers), aptitude à la communication (y compris par courriel avec les enseignants/médecins) et à la coordination - Intérêt pour la nouveauté dans le travail (inhérente à l'autonomie pédagogique dérogatoire de la Faculté, et à la diversité des filières et des interlocuteurs, en particulier externes à l'Université), capacité d'adaptation Contraintes particulières d'exercice : - L'activité s'exerce au sein du service de Scolarité-Examens, fréquenté quotidiennement par les étudiants. - L'activité entraine des contraintes horaires (réunions, gestion ponctuelle d'activités spécifiques) -- Poste ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B Catégorie/corps : B Diplôme minimum requis : BAC Type de contrat : CDD Durée du contrat : 16 mois, jusqu'au 31/08/2026 Date de démarrage souhaitée : Avril 2025 Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grille et expériences) Quotité de travail : 100% Date limite de candidature : 03/04/2025 Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.