RESPONSABILITÉS : Gestion administrative ▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée ▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d'étudiant des stagiaires inscrits en formation continue ▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement ▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs ▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des demandeurs d'emploi inscrits sur la plateforme dédiée ▪ Enregistrement de l'ensemble des documents administratifs dans les dossiers partagés dédiés ▪ Veille documentaire de l'arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers ▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d'administration des formations ▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service communication et les assistantes en ingénierie de formation ▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager ▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l'offre de formation Gestion financière ▪ Facturation des contrats de formation des stagiaires de l'institut d'enseignement à distance aux échéances prévues ▪ Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financier Gestion Logistique ▪ Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d'accueil, préparation des goodies, réservation de coursier ▪ Sessions d'examens, reproduction des sujets, préparation des copies d'examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires ▪ Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation ▪ Relevé du courrier et ouverture de salles PROFIL RECHERCHÉ : CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE ▪ Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de l'université ▪ Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue ▪ Connaître la diversité des publics en formation continue ▪ Connaître les outils de gestion et d'administration des formations ▪ Connaître les outils de bureautique et de communication Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation