Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative Catégorie : C Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF) BAP : J CDD de 8 mois. A pourvoir dès que possible. Vous assurez un appui opérationnel à la bonne gestion du département. Les activités principales sont : * Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure * Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) * Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser * Retranscrire des informations orales à l'écrit * Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés * Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité * Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité * Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes * Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes * Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier * Classer et archiver des documents Conditions particulières d'exercice : * Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière * Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités Connaissances transversales requises : * Environnement et réseaux professionnels * Techniques d'élaboration de documents * Techniques d'accueil téléphonique et physique * Culture internet * Techniques de communication Compétences opérationnelles : * Accueillir et prendre des messages * Accueillir les populations concernées * Enregistrer et classer les documents * Rédiger des rapports ou des documents * Savoir rendre compte * Travailler en équipe * Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité * Utiliser les outils bureautiques Connaissance à acquérir : * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université * Réglementation applicable à la formation doctorale en France Compétences comportementales : * Polyvalence * Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières * Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil * Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Savoir organiser son travail avec méthode * Savoir rendre compte à sa hiérarchie Savoir être : * Être autonome, esprit d'initiative et rigueur * Sens de la confidentialité et loyauté * Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation * Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes) * Sens du service public