RESPONSABILITÉS : L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique UFR Droit (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet. Au sein d'une équipe accueillante et expérimentée de 7 personnes, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes. Activités principales : - Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants. - Être l'interface entre les étudiants et les enseignants. - Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante. - Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter. - Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning. - Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster. - Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. - Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences. - Collaborer à l'organisation des examens. - Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme. - Saisir les notes, éditer les PV de jurys. - Afficher les résultats et éditer les relevés de note. - Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, etc. Contraintes particulières : Pics d'activité prévisibles et réguliers; accueil des étudiants Informations complémentaires : Catégorie et corps : C - Adjoint Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41 Structure d'affectation et localisation : DAS PI - UFR Droit - Campus de Toulon Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1528 € Date de prise de fonctions souhaitée : 01/06/2025 Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning) est un plus Connaissances : - Techniques de gestion administrative et de secrétariat - Fonctionnement administratif universitaire - Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement) - Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Compétences opérationnelles : - Accueillir les populations concernées - Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation - Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office) - Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE) - Travailler en équipe - Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie Compétences comportementales : - Rigueur - Autonomie - Disponibilité - Sens du service public Date limite de candidature : 04/04/2025