RESPONSABILITÉS : Descriptif du service La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockfeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France. La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de la Région Auvergne Rhône-Alpes. Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiants. Description du poste Le gestionnaire gère les demandes d'achat pour l'UFR et les structures rattachées, qu'il adresse au Pôle de Gestion Financière de l'UCBL pour édition du bon de commande. Il établit les régies de recettes, en lien avec les services de scolarité, et les transmets à l'Agence Comptable et une copie au Pôle santé pour l'établissement des factures. A réception, il transmet aux fournisseurs et établit le service fait. Il réceptionne les commandes pour l'UFR et gère le stock de fournitures. Le gestionnaire réceptionne, ouvre, enregistre et diffuse le courrier de l'UFR. PROFIL RECHERCHÉ : 1 - ACTIVITÉS • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,...) • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs..), les reproduire et les diffuser • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier • Classer et archiver des documents • Participer à l'alimentation de sites web, d'archives ouvertes disciplinaire et/ou institutionnelle et de plateformes documentaires • Assurer la gestion des stocks et des commandes • Tenir une régie de recettes ou d'avance • Retranscrire des informations orales à l'écrit • Réaliser les tirages en nombre de documents à partir d'un bon de commande ou d'un dossier de fabrication 2 - CONNAISSANCES • Techniques d'élaboration de documents : maîtrise • Techniques d'accueil téléphonique et physique : maîtrise • Culture internet : acquis • Techniques de communication : maîtrise • Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat : maîtrise 3 - CONNAISSANCES COMPORTEMENTALES • Réactivité • Sens relationnel • Autonomie / Confiance en soi • Techniques d'expression orale et écrite 4 - COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES • Accueillir et prendre des messages maîtrise • Accueillir les populations concernées maîtrise • Enregistrer et classer les documents maîtrise • Rédiger des rapports ou des documents notions • Savoir rendre compte notions • Travailler en équipe maîtrise • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité maîtrise • Utiliser les outils bureautiques maîtrise