Référence CSP: 2025-1825770 La réactivité et la polyvalence seront nécessaires pour ce poste partagé sur le secrétariat de direction, le conseil médical et de la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité femmes-hommes (DDDFE) et ce pour plusieurs raisons : Outre des taches classiques du secrétariat de direction : - Suivi de messageries multiples et orientations diverses ; - Publication d'arrêtés, suivi des parapheurs préfectoraux ; - Gestion du courrier de la DDETS ; - Préparation des déplacements de la direction et du cabinet ; - Prendre en charge les aspects logistiques et matériel de la direction et du cabinet ; - Assistance à la préparation des réunions ; - Organisation et planification des réunions, séminaires ou autres évènements de la Direction Départementale ; - Interlocuteur privilégié de l'ensemble des agents de la Direction Départementale ; - Accueil et orientation téléphonique pour la Direction Départemental au sein de la cité Marianne - Prise de notes ponctuelle lors de réunions, en cas d'absence de la cheffe de cabinet Le ou la secrétaire de direction en poste sera également amené(e) à effectuer des taches de secrétariat propre au conseil médical : - Gestion du courrier - Création de brochures, - Modifications des arrêtés, - Publication au RAA, - Mise à jour du tableau des médecins Ce dernier assure la gestion des dossiers de saisine des administrations d'Etat et de la fonction publique hospitalière en matière de droits à congé pour raison de santé, accidents de service, imputabilité, maladies professionnelles, retraite pour invalidité.... Le ou la secrétaire de direction en poste devra en outre assurer deux missions principales pour la DDDFE : - Assister la déléguée départementale dans son quotidien : - Organiser les déplacements (réservation des voitures, trains et hôtels, gestion des états de frais pour le remboursement) - Organiser les réunions (réservations de salles et visio, préparation du café, envoi des invitations, impression éventuelle de documents, information de l'accueil de la Cité) - Gérer la réponse aux appels téléphoniques et ponctuellement la réponse à certains mails et courriers - Gérer les courriers et parapheurs de la délégation départementale - Assister la déléguée départementale dans ses missions de pilotage de l'action publique : - Gérer l'attribution de subventions : faciliter l'instruction des projets par la DDFE en lien avec la DRDFE, rédiger les notifications, compléter le tableau de suivi des subventions allouées, stocker et imprimer les documents liés aux demandes d'avis des autres services de l'État auprès de la déléguée départementale - Gérer l'organisation et le suivi de la commission prostitution, qui a lieu 2 à 3 fois par an - Mettre à jour les coordonnées des associations et des outils de communication afférents (plaquettes, site internet...), 1 à 2 fois par an