Référence CSP: O047250/922000557 Sous l'autorité de la responsable du service Relations avec les habitants et démocratie participative, vous assurerez les missions d'accueil du public de la Mairie (3 jours / semaine) et des missions d'assistance administrative au service. Accueillir (accueil physique et téléphonique), renseigner et orienter le public afin de faciliter les démarches administratives - Accueille le public avec amabilité et favorise l'expression de la demande - Reçoit, filtre et oriente le standard de la Mairie - Met en relation les correspondants - Prend les messages et les transmet aux différents interlocuteurs - Identifie et gère la demande en fonction de son degré d'urgence - Oriente vers les personnes et services compétents - Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la Collectivité - Oriente les usagers, le cas échéant, vers les autres acteurs institutionnels (Préfecture, Agglomération d'Agen, Conseil Départemental...). - Régule l'entrée des visiteurs et groupes et surveille les accès - Gère les situations de stress et régule les tensions au sein de l'espace Accueil. Poursuivre la dynamique d'organisation de l'accueil du public de la Collectivité : - Renforce le lien de proximité avec les administrés - Simplifie les démarches administratives Assure l'interface entre le Guichet d'Accueil et les services de la Collectivité, notamment en matière d'e-administration, afin de simplifier les démarches administratives des usagers - Accueille et renseigne les personnes sur le fonctionnement et les procédures courantes des différents services - Renseigne les usagers sur les procédures à suivre en ligne, notamment en matière d'Etat Civil (prise de rendez-vous « Passeport-CNI ») Assure la prise de rendez-vous et la communication des informations en interne - Transmet de façon journalière les informations en interne (rendez-vous, messages, courriels...) - Tient à jour de façon journalière un registre de main courante des messages et de leur suivi - Pour le Maire : transmet, par courriel, les messages et les demandes de rendez-vous à la responsable du service Relations avec les habitants et Communication - Recense les demandes des usagers en matière de documents d'information et de communication - Diffuse des informations ou documents par voie d'affichage au sein de l'espace accueil et sur le tableau d'affichage d'entrée de la Mairie Commémorations - Inaugurations - Cérémonies - Animations - Collabore à l'organisation de l'ensemble de cérémonies confiées au service, - Collabore à l'élaboration et la gestion des outils permettant le suivi des évènements, - Collabore à la gestion des invitations - Gère les réponses aux invitations, - Met à jour les bases de données post évènement, - Collabore au diagnostic de l'évènement - Collabore à la communication numérique et des réseaux sociaux