POSTE : Assistant Polyvalent H/F DESCRIPTION : Vos missions : - Assister les deux chefs de service dans la gestion administrative des services (organisation de réunions, tenue des agendas, rédaction de comptes rendus, reporting) Préparer et organiser la logistique des différents événements des deux services (2 chefs de service et 3 chargés de mission) : - Garantir le process logistique pour la tenue dans les délais et dans les conditions requises à distance et/ou en présentiel de différents niveaux de réunions et d'événements : réunions, commissions, groupes de travail paritaires, visioconférences, rendez-vous, séminaires, réunions d'équipe, - Assurer l'interface avec les autres assistantes de la Direction, d'autres services et les interlocuteurs externes Assurer la gestion de l'information et des documents : - Prise de note et rédaction des premières versions des comptes-rendus de réunion - Réalisation et mise en forme de documents : présentations, notes (PPT en particulier) ou tableaux avec un niveau de qualité élevé : forme, fond, orthographe, pertinence - Mise à jour de documents (ex : annuaire de contacts) - Diffusion et transmission de documents au réseau, aux partenaires Outils : Intranet et site internet de l'Observatoire paritaire des métiers de la métallurgie - Contribuer à la Newsletter Quotidienne de la Direction « l'Essentiel de la DEF » (tous les mardis) : collecte des sujets, rédaction d'articles et mise en ligne d'articles dédiés dans l'intranet - Intranet : mettre à jour l'intranet selon l'actualité des 2 services - Assistance à l'animation du site internet de l'Observatoire (en lien avec une agence de communication) : mise à jour régulière demandant une gestion autonome du back office et reporting régulier aux GTP - Communication - promotion et diffusion des travaux de l'Observatoire paritaire des métiers de la métallurgie - Suivi avec une agence de communication de l'élaboration de newsletter, post LinkedIn, rapport d'activité Assurer la coordination entre les prestataires de service de l'Observatoire et l'agence de communication des vidéos-entretiens prévues à l'issue de la publication des études - Assurer la gestion administrative et financière : - Effectuer, en liaison avec la comptabilité, le suivi budgétaire des projets (devis, bons de commande, facturation, notes de frais) en garantissant la fiabilité et la traçabilité des documents traités - Assurer l'archivage électronique/papier des documents projets, contractuels et financiers PROFIL : Profil recherché : Compétences techniques et aptitudes professionnelles : - Maîtrise confirmée du Pack Office - Maîtrise des outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé, web conférence) - Maîtrise parfaite de l'orthographe - Maîtrise du suivi de facturation Vous devez faire preuve de : - Capacité d'organisation - Rigueur dans la mise en oeuvre des process - Capacité relationnelle et d'adaptation (différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes) - Réactivité, anticipation et force de proposition - Sens de l'initiative - Polyvalence