POSTE : Assistant Administratif et Financièr - CDI - Imt Mines Alès H/F DESCRIPTION : Vous intégrez la Division de l'immobilier et de la logistique de l'IMT Mines Alès qui a pour mission principale d'assurer l'adaptation, la maintenance et l'exploitation du patrimoine immobilier et mobilier ainsi que des ressources logistiques internes de l'établissement. La raison d'être est d'offrir des locaux, des espaces et des ressources matérielles adaptés et opérationnels dans le respect du fonctionnement de l'établissement et des règles et consignes sécuritaires, environnementales et de confort. Vos missions : Assistance administrative et organisationnelle - Gérer l'agenda du responsable de la division et organiser les réunions, déplacements et événements. - Assurer le suivi des courriers, mails et documents administratifs. - Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus, notes, cahiers des charges et présentations. - Elaborer les notes de visites, autorisations de travail et d'accès Gestion des dossiers et coordination - Suivre et organiser les dossiers liés aux projets immobiliers et logistiques. - Assurer la liaison entre les différents services et interlocuteurs internes et externes. - Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations. Support budgétaire et contractuel - Participer à la préparation et au suivi budgétaire de la division. - Contribuer à la gestion des contrats et commandes avec les prestataires externes. Dans ce domaine la division porte une dizaine de marchés publics et une vingtaine de contrats de maintenance. - Assurer le suivi des services faits, factures et des paiements en lien avec le service financier. Dans ce domaine, la division établit annuellement plus de 800 commandes pour un budget de plus de 1.6 M€ - Suivi administratif des contrats, marchés, prestations et contribution à leur suivi financier - Elaboration des dossiers de demandes de financement, recueil au fil de l'eau des informations nécessaires à leur élaboration, Gestion documentaire et veille - Classer et archiver les documents administratifs et techniques. - Contribuer à la veille réglementaire et documentaire en lien avec les missions de la division. - Participer à la mise à jour les bases de données et outils de gestion documentaire. Vous trouvez plus d'information sur le descriptif du poste ici : https://partage.imt.fr/index.php/s/K67dBKHZ2BfZsLz PROFIL : Compétences, connaissances et expériences requises : - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils de gestion documentaire). - Excellente maîtrise du SI financier SIREPA. - Bonne connaissance des procédures administratives et budgétaires. - Bonne connaissance en suivi des contrats, en constitution de dossiers de demande de financement. - Capacité à gérer des dossiers complexes et à suivre plusieurs tâches simultanément. - Aptitude à la rédaction et à la mise en forme de documents professionnels. - Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers. Compétences, connaissances et expériences appréciées : - Expérience en suivi de projet et en coordination administrative. - Connaissance des enjeux immobiliers et logistiques et des enjeux liés à des travaux. - Maîtrise d'outils de gestion de bases de données et logiciels spécialisés en gestion. Savoir-être : - Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées. - Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives. - Sens du service et de l'écoute pour répondre aux besoins des interlocuteurs. - Excellente communication orale et écrite. - Esprit d'équipe et capacité d'adaptation à un environnement dynamique. - Réactivité et gestion du stress face aux urgences et imprévus. Niveau de formation et/ou expérience minimums requis : - Diplôme certifié Bac +2 ou équivalent ou expérience de plus de 10 ans Informations complémentaires : CDI de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels Informations à usage interne à destination des agents sur Cadre de gestion de l'IMT : - Catégorie-métier de référence du poste : III-L - Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : III - J1, J2, K, L, M, N, O Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap. Date limite de candidatures : 10/04/2025 Date pressentie indicative du jury : 18/04/2025 Date de prise de fonction souhaitée : Les contacts : Sur le contenu du poste : - Patrice-Xavier DRIMARACCI, Responsable Division