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secrétaire direction relations aux usagers H/F - EC159709 37 - STE MAURE DE TOURAINE
Offre n° 3533811
secrétaire direction relations aux usagers H/F - EC159709
37 - STE MAURE DE TOURAINE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 22 septembre 2024
secrétaire direction relations aux usagers H/F - EC159709 Vous avez pour missions principales : 1- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Vous répondez aux appels téléphoniques, filtrez et transmettez les messages. Vous hiérarchisez les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité. 2- Assurer la gestion du courrier de la direction Vous gérez et suivez le courrier entrant et sortant. Vous signalez les courriers importants. Vous faites le lien avec les services pour le suivi des dossiers. Vous veillez au respect de la procédure et de la charte courrier d ... dre d'une démarche qualité. Vous participez à la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier. Vous gérez le circuit des parapheurs. 3- Organiser et coordonner la gestion administrative courante de la direction En lien avec votre direction et les responsables de service, vous concevez et actualisez les outils de pilotage et de suivi des activités des services Administration générale, Affaires sociales et Education, enfance et jeunesse (tableaux de bord et de reporting). Vous participez au suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement de la direction (édition des bons de commandes, constatation du service fait à réception des factures-) et au suivi administratif du personnel (absences et congés, ordres de mission-). Vous participez au suivi des activités et animations du Centre Communal d'Action Sociale (demandes d'aides sociales, demandes de logement social, inscriptions aux ateliers seniors, gestion du plan canicule-) et du service Education, enfance et jeunesse (inscriptions à la restauration scolaire, inscription aux activités périscolaires, suivi de la facturation-). 4- Assister les élus délégués, la directrice des relations aux usagers et l'équipe d'encadrement Vous organisez les agendas et prenez des rendez-vous en fonction des priorités fixées. Vous rappelez les informations importantes et transmettez des messages. Vous réalisez et mettez en forme des travaux de bureautique. Vous triez, classez et archivez les documents de la direction. Vous organisez la logistique et le suivi administratif des réunions, des commissions et des assemblées. Vous avez pour missions secondaires : 1- Apporter une aide permanente au Secrétariat général (20%) Vous participez à la gestion du courrier entrant et sortant et à la mise en œuvre de sa dématérialisation. Vous contribuez au suivi des assemblées, des commissions et des décisions municipales (rédaction et mise en forme des convocations, des procès-verbaux, des délibérations, des décisions, des arrêtés-). 2- Assurer l'accueil physique et téléphonique général des usagers (Ponctuellement) Vous êtes amené à renforcer le service Administration générale en assurant temporairement l'accueil général de l'Hotel de Ville. Vous accueillez le public avec amabilité, écoute et dynamisme. Vous prenez les appels, assurez un premier niveau de réponse, orientez les appels vers le bon interlocuteur ou prenez les messages. Vous gérez la boite mél générique ... Vous gérez et actualisez l'affichage et les documents d'information disponibles à l'accueil de l'Hôtel de Ville.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
COMMUNE DE SAINTE MAURE DE TOURAINE
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