Statut : Employé, Fonctionnaire Qui recrute ? Le Digital Learning Hub est un service du MENJE dédié à la formation continue des adultes dans les domaines de la technologie et du numérique. Avec plus de formations spécialisées, le Digital Learning Hub contribue activement au développement des compétences numériques au Luxembourg. Parmi son offre figurent également Luxembourg, école innovant/ante de codage, ainsi que des Académies thématiques, proposant des parcours certifiants dans des domaines stratégiques tels que l’intelligence artificielle, le quantum computing ou la cybersécurité. En rejoignant l’équipe Administration du Digital Learning Hub, vous contribuerez, dans un contexte de développement et de croissance continue du Digital Learning Hub, au renforcement du pôle de compétences RH et en agissant comme soutien administratif. Vous participerez au bon fonctionnement de la gestion administrative des pratiques RH et serez un interlocuteur de proximité pour les agents et le management, dans le respect du cadre réglementaire défini au niveau de la Fonction publique, pour la gestion de leurs besoins et dossiers. Missions Assurer la gestion administrative et le suivi des processus RH: Suivre le temps de travail, le télétravail et les absences (y compris ) et veiller au respect du cadre réglementaire et des procédures internes; Élaborer / préparer des rapports et états administratifs (p.ex. déclaration des heures pour les travailleurs frontaliers); Gérer l’administration courant/ante des dossiers individuels du personnel (p.ex. demande de congé parental, etc.); Soutien administratif des recrutements et gérer le suivi administratif des nouvelles arrivées et de l’intégration des nouveaux agents; Participer à l’onboarding des nouveaux agents (présentation des absences, congés, , etc.); Accompagner les agents en période de stage ou période d’initiation (p.ex. Inscription aux formations, etc.); Coordonner la gestion administrative des stagiaires (stages scolaires ou universitaires) : accueil et intégration, liaison avec les tuteurs/équipes, conventions de stage, suivi administratif (p.ex. déclaration/encodage des heures si applicable); Assurer le suivi administratif de départs (départs à la retraite, mise à la pension); Assurer l’interface avec les services centraux de la Fonction publique (MFP, CGPO) pour le traitement des dossiers; Gérer la coordination administrative avec l’ADEM dans le cadre des besoins en personnel (demandes, suivi, échanges administratifs et mesures/conventions le cas échéant). Conseiller et accompagner les agents et la hiérarchie: Informer les agents sur leurs droits, obligations et procédures en vigueur; Accompagner les agents dans leurs démarches administratives; Assurer un accompagnement administratif et opérationnel aux agents et à la hiérarchie sur les questions RH; Assurer un rôle de relais entre les agents, la hiérarchie et les instances de la Fonction publique; Diffuser les informations et évolutions relatives aux politiques RH au sein du Digital Learning Hub et sensibiliser les parties concernées lorsque nécessaire; Assurer un suivi régulier des situations individuelles et signaler les points d’attention. Contribuer au suivi et à l’analyse des ressources humaines: Mettre à jour et suivre les indicateurs RH et garantir la mise à jour des bases de données RH et la fiabilité des informations; Participer à l’amélioration continue des procédures RH. Profil Compétences techniques Maîtriser les processus RH pour gérer l’accompagnement administratif des agents et de la hiérarchie; Avoir de très bonnes compétences de communication, à l’écrit comme à l’oral, et rédiger des documents RH et administratifs de haute qualité (p.ex. arrêtés, descriptions de poste, comptes rendus, etc.); Maîtriser les trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) ainsi que l’anglais; Savoir structurer, suivre et fiabiliser des démarches et dossiers RH dans un environnement en croissance, en garantissant la traçabilité et le respect des échéances; Être à l’aise avec les textes juridiques et réglementaires et les procédures internes, et identifier rapidement les dispositions pertinentes pour le traitement d’un dossier; Faire preuve d’aisance digitale et apprendre rapidement à utiliser de nouveaux outils RH. Compétences comportementales S’organiser, prioriser et assurer le suivi de plusieurs démarches en parallèle, avec une vision claire de l’avancement et des échéances; Travailler avec rigueur, fiabilité et sens des responsabilités, en respectant les délais et le niveau de qualité attendu; Garantir discrétion et confidentialité dans le traitement d’informations; Faire preuve de curiosité, de proactivité et d’autonomie dans la recherche d’informations et la résolution de questions; Disposer de bonnes compétences relationnelles;...