Missions : Intervenir en soutien de la Direction de l’Exploitation en particulier du Directeur, en interne et en externe auprès de : -Tous les services de la Régie et notamment ceux de la Direction de l’Exploitation ; -Partenaires et prestataires extérieurs, collectivités et organismes publics et usagers. Principales activités : · Rédiger, mettre en forme les courriers, notes et supports écrits, comptes-rendus de réunions ; · Classer et archiver les documents et les informations ; · Organiser la logistique des réunions (calendrier et fréquences, réservation des salles, duplication des dossiers, etc.) ; · Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs ; · Instruire les dossiers confiés (constitution et synthèse des documents) notamment les demandes de puisage ponctuel et permanent, les fontaines à boire, arrêtés permanents, PPSPS annuels, sinistres, reporting, etc. ; · Mettre à jour la documentation, les registres, les tableaux de suivi et tout autre acte nécessaire à la vie de Direction de l’Exploitation ; · Suivre et tenir les agendas ; · Faciliter la circulation de l’information, orienter et conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes formulant une demande ; · Assister les services dans leur fonctionnement quotidien (astreinte, feuilles d’emploi du temps, suivi des heures supplémentaires, déplacements professionnels, attachements, etc.). Activités occasionnelles : · Contribuer à l’efficacité du système de management de la qualité en appliquant les procédures et modes opératoires de son périmètre et en participant à l'atteinte des objectifs fixés par la Direction. Savoir : · Maîtrise de l’environnement bureautique, notamment Excel et Word, outils de communication collaboratifs. Savoir-faire : * Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil * Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire * Aptitude à hiérarchiser et classer les informations réceptionnées * Très bon esprit d’analyse et de synthèse * Capacité à travailler en équipe * Planification Savoir être : * Organisation et rigueur * Qualités relationnelles : écoute, courtoisie, sens du service * Dynamique * Autonomie * Discrétion, réserve et respect de la confidentialité * Sens du service public et de ses exigences