POSTE : Assistant de Gestion Commandes & Logistique H/F DESCRIPTION : Mission : Assurer le suivi administratif et logistique des activités de la Direction scientifique, avec un rôle central dans : - la gestion des commandes via les logiciels internes (Cegid, Eyoma, Expensya) - la logistique opérationnelle (organisation de réunions, événements, déplacements, achats) - le soutien administratif aux équipes de la direction. Le poste ne nécessite pas de connaissance préalable du milieu de la recherche, mais demande rigueur, autonomie et sens du service. Fonctions : - Gestion des commandes et achats - Saisir, suivre et valider les demandes d'achats dans les outils internes (Cegid, Eyoma) - Gérer les notes de frais et remboursements via Expensya - Assurer le suivi budgétaire de premier niveau : vérification des imputations, relances, archivage - Suivre les livraisons, vérifier la conformité et gérer les éventuels litiges fournisseurs (traiteurs, agence de voyage) - Logistique et organisation - Préparer la logistique des réunions, séminaires, conseil scientifique, événements scientifiques - Réserver salles, équipements, prestations (traiteurs, matériel, déplacements) - Gérer les stocks de fournitures et les commandes associées - Assurer l'accueil logistique des intervenants (badges, déplacements, hébergements). PROFIL : Profil et formation - Niveau de diplôme suggéré : Bac +2 / Bac +3 (BTS Gestion PME, Assistant Manager, DUT GEA, BUT, Licence pro, etc.) - Une première expérience en gestion administrative ou logistique est un plus - Une aisance en conception de documents, une curiosité pour les outils numériques et un intérêt marqué pour les évolutions technologiques en bureautique seraient appréciés - Aucune connaissance préalable du milieu universitaire ou de la recherche n'est exigée. Savoirfaire (compétences techniques) : - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook). - Des connaissances dans la mise en forme graphiques des documents seraient un plus - Aisance avec les logiciels de gestion (Cegid, Eyoma, Expensya) - une formation interne peut être assurée. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Rigueur dans le suivi administratif et financier. - Organisation logistique (réservations, coordination, anticipation). - Bonne expression écrite et orale en français et bonnes bases en anglais Savoirêtre (compétences comportementales) : - Sens du service et goût pour le travail en équipe. - Rigueur, fiabilité, respect des délais. - Autonomie et capacité à demander de l'aide au bon moment. - Adaptabilité dans un environnement dynamique. - Curiosité et envie d'apprendre (important pour un profil junior). Avantages : - Télétravail (1 ou 2 jours/semaine) - Rémunération fixe sur 12 mois - 40 jours ouvrés de congés payés par an - Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) - Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an) - Titres Restaurant - Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire - Offre sociale et culturelle du CSE Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.