POSTE : Secrétaire Médicale au Pool Secretariat H/F DESCRIPTION : Activités principales - Accueil : - physique des usagers - accueil téléphonique des usagers et des partenaires de soins - Prise de rendez-vous de consultation et d'examens - Au décours de la consultation : - planification et organisation de futurs rendez-vous (consultation, examen) - planification d'intervention au bloc opératoire - saisie des actes de consultation - Gestion des futures admissions : demande de pré-admission et étiquettes - Gestion bureautique : - frappe de documents (comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, d'examens spécifiques, compte rendus opératoires, synthèses pluri-disciplinaires) - correction des courriers (relecture, correction, remise en forme, destinataires) - gestion de la boite d'envoi : validation et envois apicryptés ou postaux - Gestion du dossier patient : - Création - Demande de dossiers aux Archives Centrales - Classement du séjour à la sortie - Préparation des consultations et vérification des éléments du dossier (résultats d'examens en attente, etc.) - Classement des documents reçus après la sortie - Numérisation des documents papier pour le dossier patient informatisé - Suivi des entrées et sorties dans le service, localisation des dossiers - Organisation de la sortie du patient et/ou du transfert éventuel - Préparation du chariot de retour aux Archives Centrales - Gestion du courrier interne/externe : distribution, relève de la boîte à lettres, tri, répartition aux différents interlocuteurs - Saisie du planning du secrétariat et transmission à la coordinatrice des secrétariats médicaux - Frappe de courriers administratifs hors dossier patient. Spécificité(s) dans le métier - Etre capable de remplacer dans les différents secrétariats d'unité fonctionnelle d'hospitalisation et/ou de consultation (hors Pharmacie - Laboratoire) - En cas de non remplacement : - frappe à distance pour différents secteurs - Aide à la gestion de la boite d'envoi - classement - numérisation - mise sous plis Relations professionnelles les plus fréquentes Hiérarchique(s) - Directeur - Directeur des Ressources Humaines - Coordinatrice des secrétariats médicaux Fonctionnelle(s) - Médecins de l'unité / sages-femmes - Cadre de santé et équipe de soins - Equipe para-médicale Rémunération : - En fonction de l'ancienneté - grille de la fonction publique hospitalière PROFIL : Savoir-faire requis - Aptitude à la communication orale directe et téléphonique - Facultés relationnelles - Aptitude et sens du travail en équipe - Identification / analyse des situations d'urgence Pré-requis indispensable pour l'exercer Compétence(s) requise(s) - Maîtrise des logiciels métiers : EASILY - Virtual Archives - Web100T - FCC téléphonie - PASTEL - Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail - BlueMédi - Connaissance et utilisation des outils de bureautique de base : Word - Excel - Utilisation de sténorette - Frappe rapide et efficace - Terminologie médicale générale et spécialisée - Respect des règles d'identito-vigilance - Orthographe, bonne syntaxe, vocabulaire Qualité(s) relationnelle(s) - Bonne présentation, souriante et agréable - Bonne expression orale - Respect des personnes et de la confidentialité - Capacité d'ouverture et de tolérance - Dynamisme et esprit d'initiative - Esprit méthodique et sens de l'organisation - Rigueur - Investissement et motivation - Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions - Confiance en soi - Adaptation et mobilité - Polyvalence - Disponibilité - Ponctualité