Assistant de direction - F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) 13 - MARSEILLE 01
Offre n° 4752248
Assistant de direction - F/H - Administration, gestion, organisation (H/F)
13 - MARSEILLE 01 - Localiser avec Mappy
Publié le 25 septembre 2024
Descriptif du poste: L'Assistante ou l'assistant de direction sera rattaché.e à l'attachée de direction de la direction générale des services, au sein d'une équipe de trois personnes. Secrétariat et assistanat : * Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités) * Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement. * Gestion des parapheurs * Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale. * Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ; * Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI? * Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc. * Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la DGS (dossiers ; courriers ; notes etc.) * Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage?) * Élaborer et mettre à jour un ensemble d'outils cadres de l'activité (répertoires, organigrammes, calendrier, listes de diffusion) * Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox, ?) * Gérer les agendas * Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions * Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations, ?) * Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité * Gérer le process de signature électronique Communication : * Mettre en forme et préparer la diffusion des informations et des actualités de la DGS. * Mise à jour des documents de communication * Réaliser des outils de communication interne * Coordonner la distribution et la mise en ligne des documents Profil recherché: La personne recrutée devra assumer des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion. Vous pourrez mener à bien cette mission grâce à votre maitrise des outils bureautiques et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC), mais aussi grâce vos qualités d'expression écrite et orale et votre aisance relationnelle. Vous savez gérer vos priorités et vous organiser dans un environnement complexe avec agilité et réactivité et tout en faisant preuve de diplomatie et de pédagogie. Vous apportez un plus grâce à votre capacité à mettre en oeuvre des procédures et règles. Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en oeuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A négocier
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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