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Chargé(e) des moyens généraux (H/F) 16 - Charente
Offre n° 4788417
Chargé(e) des moyens généraux (H/F)
16 - Charente
Publié le 26 septembre 2024
Nous recherchons un(e) Chargé(e) des moyens généraux basé(e) à notre agence d'Angoulême. Descriptif du poste Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, vous avez en charge la gestion et l'optimisation des ressources ainsi que des services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Vous avez en charge le suivi des commandes et des contrats de fonctionnement, la mise à jour de la base fournisseur. Vous suivez la facturation et le budget de l'ensemble de vos activités. Activités principales : Suivi des commandes et contrats de fonctionnement * Gestion des commandes et des factures de fonctionnement dans l'ERP (IKOS) * Création enregistrement et suivi des contrats dans IKOS de flotte automobiles, énergie, baux, la poste et contrat des agences. Suivi du budget * Compléter, suivre, et analyser les tableaux de bords dédiés * Comparer et analyser les consommations du budget dans l'ERP * Rapprocher les factures et suivre le budget * Préparer et analyser le budget et budget recadré annuel Gestion de la flotte automobile * Mettre à jour l'outil de gestion du parc automobile (Océan) * Suivre l'entretien des véhicules, consommations de carburant, déclaration et suivi des sinistres, gestion des cartes total et renouvellement par appel d'offres, réalisation des audits des véhicules, gestion des contraventions, suivi des contrôles techniques . * Gérer et superviser les réservations Assurances * Gestion des assurances (véhicules, dommages aux biens, responsabilité civile, individuel accident) * Réaliser les consultations et appels d'offres avec le service achat * Gérer et suivre les sinistres d'assurance Fournitures de bureau, consommables, mobilier, cartes de visite, abonnements et cotisations... * Réaliser l'inventaire des fournitures à commander * Recenser, suivre et gérer les abonnements et cotisations * Acheter les ouvrages nécessaires aux différents services * Etablir des comparatifs de prix des différents fournisseurs * Demander des devis pour les commandes spécifiques * Synthétiser l'expression du besoin pour l'élaboration du cahier des charges d'une consultation en appel d'offres * Réceptionner les colis, en vérifier la conformité et les stocker * Faire le suivi de la facturation et du budget Gestion des déplacements * Effectuer les réservations pour les déplacements professionnels (hôtel, train, avion, restaurant, parking.) et suivre le budget * Organiser et piloter les éventuels déménagements internes Suivre les remboursements aux administrateurs * Créer et tenir à jour un tableau de bord de présence aux différents conseils et commissions * Vérifier les frais de déplacements des administrateurs Création et vérification des partenaires * Vérification des justificatifs nécessaires à la création/modification d'un partenaire * Suivi des fournisseurs dans E-attestation via Trustpair * Validation DAF et mise à jour IKOS * Mise à jour et gestion de la base fournisseurs * Contrôle des fournisseurs avant règlement Diplômé(e) d'un BAC +2 en gestion, administration de PME, management des organisations, vous avez une première expérience de minimum 2 ans à un poste similaire. Vous avez un grand sens du relationnel ainsi qu'une forte autonomie et savez faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence. Qualités souhaitées : * Sens du relationnel * Adaptabilité et polyvalence * Disponibilité * Organisation * Rigueur et méthode * Discrétion * Organisation du temps et anticipation Compétences souhaitées : * Maitrise du Pack Office et logiciels métiers * Conception de tableaux de bord * Organisation de réunion * Réalisation de procédures * Connaissance des appels d'offres Type d'emploi : Temps plein, CDI Statut : Cadre Rémunération : 2 000,00€ par mois Avantages : * RTT Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Rémunération supplémentaire : * 13ème Mois * Primes Lieu du poste : En présentiel
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
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