POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (28 000 habitants) a à coeur de maintenir et développer un service public de qualité en direction de la population. Ayant pour ambition de mener ses projets de transformation en y associant ses citoyens, Fresnes est à un tournant de sa transition écologique. Pour réaliser ces projets, les élus et l'équipe de direction générale s'inscrivent dans une modernisation de fonctionnement tournée vers l'amélioration continue. Rattaché(e) à la Direction de la communication et sous l'autorité de la directrice de la communication et de la responsable du service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations, vous serez chargé(e) d'assurer les missions d'assistanat et de secrétariat des deux services. A ce titre, vos missions principales sont : Missions Pour la direction de la communication, en lien avec la directrice de la communication : - Secrétariat de service du Panorama - Réalisation et suivi des plannings - Gestion du courrier du service - Gestion de la facturation et de la commande publique (recherche de devis, édition des bons de commande, suivi de la facturation et du budget, facturation pour la vente d'espaces publicitaires du Panorama etc.) - Gestion des listes et diffusion de documents - Gestion des fournitures du service - Gestion des interventions et de stocks Pour le service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations : - Accueil et gestion des appels téléphoniques - Gestion de la boite mail « relations publiques » - Secrétariat (mise en forme de documents, rédaction de courriers, notes d'information,) - Tenue de tableaux de bord - Gestion du courrier arrivée - départ - Gestion du fonds documentaire / archivage des dossiers - Participer à l'organisation des cérémonies commémoratives et des événementiels - Edition et suivi des bons commandes dans le logiciel Ciril RH - Suivi de la facturation et du budget - Gestion des fiches techniques (demande de matériel, vin d'honneur) et en assurer le suivi Gestion des stocks de consommables de la ville PROFIL : - Sens de l'organisation - Autonomie - Rigueur - Réactivité et capacité d'adaptation - Polyvalence - Goût du travail en équipe et qualités relationnelles - Aptitude à prendre des initiatives - Sens des priorités - Sens de la communication - Qualités rédactionnelles - Confidentialité et discrétion, devoir de réserve - Très bonnes connaissances en techniques de secrétariat - Capacités rédactionnelles - Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et internet Informations complémentaires - Déplacements occasionnels sur site - Horaires fixes (37h30/semaine) - Restauration collective sur place - Participation à la mutuelle - CNAS - Possibilités élargies de formation