Votre équipe Au sein de la La Direction "Transformation de l'Aviation", le hub d'innovation d'EUROCONTROL (EIH) mène des activités de recherche, d'innovation et de simulation dans le but de contribuer à rendre l'aviation européenne plus performante, plus sûre et plus durable, créant ainsi des passerelles entre la R-D et les activités opérationnelles. L'EIH se consacre également aux nouvelles technologies émergentes ainsi qu'au déploiement des drones et des systèmes de mobilité aérienne en milieu urbain. En tant qu'assistant(e) pour les questions administratives, vous serez amené(e) à effectuer un large éventail de tâches de secrétariat et d'assistance administrative. Votre rôle Votre rôle consistera à: fournir des services de secrétariat ainsi qu'un appui administratif, ce qui englobe entre autres tâches la gestion des agendas, le filtrage des appels, la gestion des fournitures de bureau, l'assistance sur les questions opérationnelles (par exemple, sur les questions liées aux missions, aux ressources humaines, ou aux services informatiques), ainsi que la préparation des départs et des mutations des membres du personnel, mais aussi des changements de bureaux ; assurer un suivi proactif de la correspondance, des réponses en souffrance et des activités de courrier officiel telles que l'expédition et la réception de mémos et de lettres, et traiter les demandes administratives officielles ; fournir un appui aux processus internes de gestion du personnel liés à l'enregistrement des horaires de travail, ce qui englobe le télétravail, les missions, les congés, les absences et les dossiers administratifs connexes ; traiter les demandes de mission dans l'outil financier et gérer les processus de gestion des dépenses associés, en veillant au respect des règles applicables et à un traitement dans les délais ; fournir un appui administratif et logistique pour l'arrivée et l'intégration des nouvelles recrues, notamment par la présentation des outils de l'Agence, la préparation des bureaux, l'introduction des demandes d'accès informatique et un accompagnement général dans le processus d'intégration ; préparer les documents nécessaires aux réunions d'équipe (recueillir des informations, préparer des dossiers et des exposés, prendre des notes, assurer le suivi des mesures prises, etc.) ; contribuer à la communication des questions importantes au management et au personnel ; coordonner tous les aspects pratiques et logistiques nécessaires à la bonne organisation de réunions et d'évènements spéciaux ; réaliser des tâches de secrétariat et fournir une aide administrative pour des projets/programmes particuliers, en tant que de besoin ; élaborer, tenir à jour et moderniser les systèmes d'archivage, et tenir à jour les bases de données correspondantes, en tant que de besoin ; exécuter toute autre tâche conforme à l'objet principal de l'emploi. Diplômes, expérience cycle complet d'études supérieures correspondant au niveau 5 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d'une expérience professionnelle pertinente d'un an minimum dans une fonction administrative ou de secrétariat. Une formation en secrétariat ou en gestion de bureau sera considérée comme un atout majeur. Expérience de la gestion des processus administratifs (invitations à des réunions et gestion des agendas, par exemple). Expérience de l'appui aux réunions. Expérience des applications Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint et OneNote, par exemple). Aptitude à rédiger en anglais et en français. Une connaissance et/ou une expérience dans les domaines suivants constituerai(en)t un atout : une expérience dans la préparation de missions et le traitement des notes de frais (réservations de vols et de chambres d'hôtel, par exemple) ; une expérience dans l'utilisation des outils avancés de Microsoft 365 (par exemple, Copilot, Power BI et Power Automate) ; une expérience acquise au sein d'un environnement international ; la connaissance des aspects financiers de la gestion de projets. Planification et organisation : vous adoptez une approche organisée et méthodique. Souci de la qualité : vous fournissez un travail de qualité constante. Communication : vous savez comment exprimer les informations et les idées avec efficacité. Sens du service au client : vous savez comment répondre efficacement aux demandes des clients. Travail d'équipe : vous adoptez une approche collaborative. Respect de la confidentialité et sens de la discrétion. Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel. Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l'Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d'équipe). Les langues de travail de l'Agence sont le français et l'anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais et le niveau B2 (utilisateur indépendant) en français. Les niveaux de connaissanc...