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Assistant(e) du Directeur de l'Ecole normale supérieure (H/F) 75 - PARIS 05
Offre n° 5119744
Assistant(e) du Directeur de l'Ecole normale supérieure (H/F)
75 - PARIS 05 - Localiser avec Mappy
Publié le 02 octobre 2024
RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ACTIVITES - Gestion de l'agenda du Directeur, montage de réunions complexes (multi-personnes, multi-institutions) - Gestion du courrier départ et arrivée - Accueil physique et téléphonique - Préparation de réunions internes et de leur logistique correspondante - Suivi des dossiers sensibles de la Direction et transmission des prises de décisions - Traitement de l'information entrante et sortante : recueil de l'information, élaboration de projets de réponses à des courriers, suivi et diffusion de tout document écrit ; - Organisation des déplacements du Directeur en France et à l'international (UE et hors UE) : préparation logistique en lien avec les divers correspondants, rédaction de déroulés, gestion administrative et budgétaire - Organisation logistique de certains événements spécifiquement en lien avec le directeur (séminaire du directeur, petits-déjeuners du directeur avec les étudiant.e.s, .) : définition des besoins, élaboration de rétro plannings, diffusion de consignes aux services de l'ENS et aux prestataires extérieurs, contrôle de leur application et du bon déroulement de l'évènement, gestion des aléas éventuels ; - Suivi du budget de la Direction (400 K€) : engager, en lien avec les prestataires externes, les bons de commandes du cabinet dans le respect du code de la commande publique - Production régulière du bilan des dépenses pour chaque ligne de la direction - Établissement des ordres de mission en France et à l'étranger et suivi des remboursements pour le codir et le codir élargi le cas échéant Champ des relations en externe : les membres de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche (Cabinets ministériels, Rectorats, ENS Lyon, Saclay et Rennes, Universités françaises et étrangères, .), membres de la société civile, prestataires extérieurs. en interne : personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants. PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme : Baccalauréat Expérience : Une expérience dans un établissement public serait appréciée Connaissances : - Connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche - Connaissance de la comptabilité publique - Connaissance du protocole et des usages. - Maitrise correcte de l'anglais international, niveau B1 à B2. Savoir-faire opérationnels : - Maitrise des outils bureautiques, des applications web et d'internet - Maîtrise de l'expression écrite et orale française - Excellentes capacités de rédaction et de communication - Capacité à rendre compte et à faire remonter les informations et les dysfonctionnements - Capacité à gérer des calendriers contraints et à s'adapter aux urgences - Maîtrise d'un outil de gestion financière tel SIFAC pour les engagements juridiques (bons de commande, ordres de mission) - possibilité de formation interne le cas échéant - Maîtrise des procédures administratives, budgétaires et comptables - Concevoir des tableaux de bord de suivi d'activité Compétences comportementales - Rigueur et fiabilité - Sens de l'organisation et de la confidentialité - Disponibilité et réactivité - Aisance relationnelle et rédactionnelle AUTRES INFORMATIONS Poste à pourvoir le : décembre 2024 Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris Quotité de travail : 100 % 37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an Accompagnement des parcours professionnels via une école interne de formation Poste ouvert : - aux agents titulaires de la fonction publique - aux contractuels (CDD de 1 an renouvelable - Rémunération selon grille et expérience) L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité MODALITES DES CANDIDATURES Merci d'envoyer votre dossier complet CV et lettre de motivation par mail.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Annuel de 26000,00 Euros à 35000,00 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
Entreprise
École Normale Supérieure - PSL
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l'Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
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