Descriptif du poste:\n\nMission principale :\nAu sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.\nActivités principales :\nAssurer des activités de secrétariat classique pour le médecin coordonnateur :\n- Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,\n- Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, procédure des bons de commande et frais de missions sur SIFAC+,\n- Assurer les commandes de fournitures,\n- Organiser en collaboration avec l'assistant(e) du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,\n- Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,\n- Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistant(e) présent(e),\n- Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,\n- Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,\n- En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,\n- Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,\n- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.\nAssurer le secrétariat du médecin du travail :\n- Gérer l'agenda du médecin,\n- Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,\n- Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,\n- Organiser les téléconsultations,\n- Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,\n- Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,\n- Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,\n- Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,\n- Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),\n- Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,\n- Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),\n- Suivre les prêts de matériel,\n- Suivre les transferts des dossiers médicaux,\n- Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail, via le logiciel médical,\n- Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,\n- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,\n- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.\n\nProfil recherché:\n\nConnaissances\n- Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé\n- Procédures administratives\n- Notions en finances publiques\nSavoir-faire\n- Maîtriser les techniques de secrétariat\n- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+\n- Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical\n- Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention\n- Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences\nAptitudes\n- Rigueur, sens de l'organisation,\n- Réactivité et autonomie\n- Sens de la communication et du travail en équipe\n- Faire preuve de discrétion\n- Comprendre la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales\nExpérience(s) souhaité(s)\n- Expérience dans l'assistanat de direction\nNiveau de diplôme et formation(s)\n- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager