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Gestionnaire administratif H/F 69 - LYON 08
Offre n° 5685632
Gestionnaire administratif H/F
69 - LYON 08 - Localiser avec Mappy
Publié le 11 octobre 2024
RESPONSABILITÉS : Contexte et missions principales : La Direction des Études et de la Vie Universitaire est composée de 5 pôles dédiés aux services à l'étudiant comme les inscriptions, le handicap, la scolarité, la réussite, la vie associative. Elle participe à l'élaboration et à la mise en œuvre de l'offre de formation et de la politique de la vie étudiante de l'université Mission : Gestion de planning : l'agent recruté aura la fonction de renfort temporaire dans le service qui s'occupe de la gestion et l'attribution des salles pédagogiques de la Manufacture des tabacs Activités principales et différentes tâches s'y rapportant : Activités principales - Gestion quotidienne des demandes de salles du site de la manufacture. - Vérification de la disponibilité des locaux - Affectation des salles par mail : emplois du temps, réunions, conférences, colloques, événementiel... - Gestion occasionnelle des salles du site des Quais (continuité du service) - Participation aux réunions de répartition des salles d'examens et saisie des examens dans GDS. - Saisie des cours dans GDS dans le respect des quotas semestriels - Contribution à l'activité liée au Plan Sobriété et plus généralement aux travaux - Participation aux réunions hebdomadaires et groupes de travail (regroupant différents services) afférents à la planification d'évènements à l'université Activités associées - Participation à la réalisation de statistiques du taux d'occupation des salles - Participation à l'élaboration des quotas - Participation à l'actualisation des procédures - Participation aux groupes de travail liés à l'activité planning PROFIL RECHERCHÉ : Compétences opérationnelles et comportementales : - Savoir travailler conjointement avec les différents services de l'université (les gestionnaires de scolarité, les services de la Présidence, les services logistique la sécurité, la cellule événementielle) - Savoir hiérarchiser les demandes et respecter les procédures d'affectation - Savoir organiser la charge de travail avec son "binôme" - Rigueur et esprit d'analyse dans le suivi et le respect de la demande. - Organisation et autonomie dans le travail. - Faire preuve de réactivité et prendre des initiatives. - Avoir l'esprit d'équipe et d'entraide - Adaptation face au public concerné (garder son calme et gérer son stress) - Posséder des qualités d'expression écrite et orale - Aptitude à l'animation (formation des collègues arrivant dans notre service ; encadrement fonctionnel). - Aptitude au contrôle et mise à jour des outils et procédures de travail - Faire preuve de souplesse en adaptant la procédure en fonction de la période de l'année et des besoins de chaque UFR - Capacité d'anticipation en fonction des calendriers, de l'activité et des contraintes réglementaires (vision année N+1) Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac Expérience souhaitée : 1 an minimum Connaissance et outils : - Connaissance de l'enseignement supérieur - Connaissance du statut de la fonction publique (droits et obligations des agents) Autour du poste : - Travail en binôme - Si absence du gestionnaire planning des Quais : gérer les mails urgents et lors des pics d'activité (saisie cours) traitement des lignes au moins 1.5 jours/semaine - Réfléchir à l'optimisation des taux d'occupation des salles - Hiérarchiser et organiser les demandes de salles - Analyser une information, une situation Service recruteur : Direction des Etudes et de la Vie Universitaire Date de prise de poste : 28/10/2024 Temps de travail hebdomadaire : 35h00 Contrat et durée : renfort de 3 mois Filière / Grade : Catégorie C Rémunération mensuelle brute : 1922€ + négociable selon expérience + primes annuelle Le poste est ouvert aux personnels contractuels Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
Entreprise
Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.
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