PROFIL DE POSTE SECRETAIRE INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIMIERS IDENTIFICATION DU POSTE : Fonction : Secrétaire, Institut de formation préparant aux professions paramédicales Grade : Adjoint administratif 1ère ou 2ème classe Position dans la structure : Rattachement hiérarchique : Directrice de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers Relations fonctionnelles : les cadres de santé formateurs ; la documentaliste ; et l'agent d'entretien des locaux. Horaires de travail : 8h à 16h ou 9h -17h Ces horaires se font en alternance. 14 RTT MISSIONS DU POSTE : Mission générale : traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat d'un institut de formation préparant aux professions paramédicales. Missions permanentes : Gestion administrative de la sélection infirmière et aide-soignante Gestion administrative des élèves bénéficiant d'une dispense de scolarité (VAE, parcours allégé) Gestion administrative de la rentrée scolaire (dossier inscription, bourses, sécurité sociale) Gestion administrative des stages (demandes et conventions) Rédaction de comptes rendus (conseil pédagogique, conseil technique, conseil de discipline, commission d'attribution des ECTS et conseil de la vie étudiante) Gestion administrative des agents en promotion professionnelle (dossiers de prise en charge par OPCA, élaboration des conventions de formation pour les établissements employeurs) Gestion de la réservation des salles Gestion des absences des promotions professionnelles et initiales Archivage Classement des dossiers administratifs et d'évaluation des étudiants et des élèves Traitement des courriers Réception, traitement et orientation des messages et appels téléphoniques Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers Accueil physique et orientation des étudiants, élèves, autres.. Prise de rendez-vous de la Directrice Reproduction de documents Gestion des fournitures du service et matériel de bureau Gestion administrative du dossier d'évaluation des étudiants et élèves (notes, convocation pour épreuves de rattrapage) Dépannage de premier niveau des matériels de bureau Gestion administrative des intervenants de l'IFSI et de l'IFAS (relevé des heures, rémunération) Missions spécifiques : Gestion de la régie spécifique à l'Institut de formation en soins infirmiers Gestion administrative du foyer des étudiants Encadrement de stagiaires externes au Centre Hospitalier (élève en BAC PRO...) COMPETENCES REQUISES : Relationnelles (dont travail en équipe) Organisationnelles Maitrise de l'outil informatique Maitrise de la langue française Techniques Adaptation Expression orale PRE REQUIS : Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique Expérience antérieure du domaine du secrétariat Elaboré par : Claire HELIE, Directrice de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers, 2024-2025 La personne à contacter est Madame Caroline Fauvel, Directrice de l'IFSI/ IFAS de L'Aigle. Contrat : CDI