POSTE : Assistant Administratif SAV BTP - Marquette-Lez-Lille 59 H/F DESCRIPTION : DUTAKOTEK - Marquette-Lez-Lille (59) CDI - Temps plein Rémunération : selon profil et expérience Rejoignez DUTAKOTEK Entreprise spécialisée dans les travaux du bâtiment, DUTAKOTEK accompagne ses clients dans la réalisation, la livraison et le suivi de leurs projets. Dans le cadre du renforcement de notre service après-vente, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) SAV BTP F/H. Interface entre les clients, les équipes travaux, les techniciens et les sous-traitants, vous assurez la prise en charge administrative des demandes, la planification des interventions et le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture. Votre objectif : garantir à chaque client une réponse rapide, un suivi rigoureux et une information régulière sur l'avancement de sa demande. Vos missions Réception et enregistrement des demandes SAV - Réceptionner les demandes par téléphone, e-mail ou via les plateformes clients ; - Identifier le client, le chantier et la nature de la demande ; - Enregistrer chaque réclamation dans l'outil de suivi ; - Recueillir les informations, photographies et documents nécessaires à l'ouverture du dossier ; - Vérifier la présence des éléments indispensables à son traitement ; - Adresser un accusé de réception au client ; - Identifier les situations urgentes et les transmettre immédiatement au responsable concerné ; - Assurer une parfaite traçabilité des échanges. Gestion administrative des dossiers - Créer, compléter et mettre à jour les dossiers SAV ; - Rassembler les documents nécessaires : marchés, devis, bons de commande, procès-verbaux de réception, réserves, photographies et échanges clients ; - Classer les bons d'intervention et comptes rendus techniques ; - Rédiger les courriers, e-mails et comptes rendus liés au suivi des dossiers ; - Relancer les interlocuteurs lorsque des informations ou documents sont manquants ; - Mettre à jour les statuts et actions réalisées dans l'outil de suivi ; - Veiller à la complétude de chaque dossier avant sa clôture ; - Archiver les dossiers conformément aux procédures internes. Planification des interventions - Organiser les rendez-vous auprès des clients ; - Planifier les interventions des techniciens et équipes travaux ; - Coordonner les disponibilités des clients, collaborateurs internes et sous-traitants ; - Préparer et transmettre les ordres d'intervention ; - Communiquer aux intervenants les coordonnées, informations et documents nécessaires ; - Vérifier la disponibilité des fournitures ou pièces requises ; - Optimiser les plannings selon les priorités, les urgences et les secteurs géographiques ; - Informer les clients des dates et modalités d'intervention ; - Reprogrammer rapidement les rendez-vous annulés ou interventions incomplètes. Suivi des interventions et des réserves - Suivre les interventions programmées et s'assurer de leur réalisation ; - Collecter les bons d'intervention, photographies et comptes rendus ; - Contrôler le retour des documents signés ; - Mettre à jour les tableaux de suivi des réserves ; - Relancer les équipes et sous-traitants sur les actions restant à réaliser ; - Suivre administrativement la levée des réserves ; - Informer régulièrement les clients de l'avancement de leur dossier ; - S'assurer de la bonne résolution de la demande avant sa clôture. Suivi des garanties du bâtiment - Vérifier la date de réception des travaux et la période concernée ; - Identifier les dossiers susceptibles de relever de la garantie de parfait achèvement ; - Transmettre les demandes pouvant relever des garanties biennale ou décennale aux responsables compétents ; - Suivre les délais de traitement applicables ; - Préparer les pièces nécessaires aux déclarations auprès des assurances ; - Constituer les dossiers en cas d'expertise ; - Organiser les rendez-vous d'expertise avec les différents intervenants ; - Assurer le classement et la traçabilité de l'ensemble des documents. Coordination avec les équipes et sous-traitants - Travailler en lien quotidien avec les conducteurs de travaux, chargés d'affaires, chefs d'équipe et responsables techniques ; - Transmettre aux équipes les informations nécessaires à la préparation des interventions ; - Solliciter les validations techniques ou décisions nécessaires ; - Coordonner les interventions des entreprises sous-traitantes ; - Relancer les différents interlocuteurs sur les engagements pris ; - Signaler les retards ou difficultés rencontrées ; - Alerter la hiérarchie sur les dossiers sensibles ou présentant un risque financier, contractuel ou commercial. Relation et satisfaction client - Être l'interlocuteur administratif du client pendant le traitement de sa demande ; - Apporter des réponses claires et professionnelles ; - Informer le client des prochaines étapes et des délais prévisionnels ; - Assurer un suivi régulier, y compris lorsque le dossier est en attente d'une réponse t...