Fonctions : Assistant-e de Direction Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 3 ans). Mission : Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure : * Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité * Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction * Contribuer aux activités de coordination et de communication * Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure Activités principales : * Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques * Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques * Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications. * Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses * Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais. * Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ... * Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes : * Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe * Assurer l'interface avec les autres services administratifs * Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ... * Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences * Archiver des documents Outils spécifiques à l'activité : * Sifac * Smartdata Encadrement : NON Connaissances transversales requises : * Bonne connaissance des techniques de secrétariat * Utilisation des techniques de classement et d'archivage * Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus Savoir-faire : * Savoir trier et classer les informations * Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes * Capacité à proposer des améliorations des procédures * Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) * Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique) * Informer et rendre compte à sa hiérarchie * Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir être : * Autonomie, méthode et rigueur * Sens de l'organisation et de la coordination * Aptitude à travailler en équipe * Disponibilité, discrétion et confidentialité * Sens du contact et des relations humaines * Polyvalence et capacité d'adaptation