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ASSISTANT-E DE DIRECTION SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES - MAIRIE DE LILLE (H/F) 59 - Nord
Offre n° 5786382
ASSISTANT-E DE DIRECTION SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES - MAIRIE DE LILLE (H/F)
59 - Nord
Publié le 13 octobre 2024
Référence CSP: O059241/007001185 Finalité du poste : L'assistant.e apporte une aide permanente à la cheffe de service et au service des Relations Internationales en terme de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Une attention particulière sera apportée au soutien administratif, logistique et en terme d'organisation aux chargés de mission et à la cheffe de service RI. La bonne exécution et tenue du poste notamment sur le volet communication impacte directement sur le bon fonctionnement du service et de la direction. Fonction(s) de rattachement : Cheffe de service des Relations Internationales Fonction(s) encadrées : -- Mission(s) : Assurer l'accueil téléphonique et physique du service des relations internationales. Recevoir, orienter, diffuser les informations liées à l'activité du service RI auprès des services du pôle et en externe au besoin. Gestion électronique d'agendas. Organisation de rendez-vous, réunions, déplacements. Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée du service des relations internationales, participer au suivi et à la bonne transmission des réponses. Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa de la cheffe de service et de la Directrice des relations et solidarités internationales dans le respect des délais. Rédiger des documents de type comptes-rendus, notes, courriers. Organiser et suivre le classement et l'archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par les chargés de mission et la cheffe de service, en assurer la mise à jour régulière, s'assurer de la disponibilité de l'information. Soutenir administrativement et logistiquement l'accueil de délégations étrangères et l'organisation de missions du service à l'international. Participer à la rédaction de la revue de presse et de la newsletter du service RI. Interlocuteur(s) : Interne : Travail en lien direct avec la cheffe de service, la directrice relations et solidarités internationales, l'ensemble de la direction générale adjointe, des services de la ville, les secrétariats des élus. Externe : Partenaires institutionnels et associatifs, réseaux, citoyens Conditions d'exercice : Développement des organisations transversales et des logiques de coopération inter-services, inter-directions. Travail d'équipe, Temps plein, Poste basé à l'hôtel de ville
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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