Description du poste : Voici les tâches qui seront réalisées : 1. Assurer la gestion administrative des agences - Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires - Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence - Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH - Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents ) - Contrôler les délais de traitement des sollicitations - Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires - Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique) - Planifier les travaux sur I-planning - Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives - Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant - Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés - Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT et les demandes de déplafonnement - Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia - Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux - Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents - Recenser les véhicules ventouses et assurer le retour à la Direction Générale - Suivre les véhicules de services (contrôle technique, inventaire avec magasin, déclaration si accident, révision.) - Gérer les plannings congés et les RTT et suivre les absences (arrêts de travail, arrêt maladie.) des personnels de l'agence - Organiser la distribution des quittances, des journaux des locataires ou autres documents ainsi que les différents affichages dans les immeubles et les paniers anniversaire des locataires - Organiser l'enlèvement des encombrants dans les rues et gérer leur comptabilisation - Commander les fournitures administratives - Établir les attestations de loyer et attestations de domicile Description du profil : Votre profil : Formations et expérience requises : CAP, BEP ou Bac Pro type secrétariat où Equivalence acquise par expérience SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES - Maîtriser les outils informatiques - Avoir des capacités rédactionnelles - Capacité d'analyse et de synthèse - Seconder le ou la responsable d'agence - Avoir une bonne compréhension des tâches - Réaliser des écritures comptables - Gérer les budgets - Utiliser les outils pour encoder des badges SAVOIR-ÊTRE / QUALITÉS - Rigueur et organisation - Écoute, diplomatie et empathie - Discrétion et confidentialité - Autonomie - Polyvalence - Esprit d'équipe - Sens de l'initiative - Réactivité - Aisance relationnelle - Respect des délais Informations supplémentaires : Remplacement maladie 1 mois minimum Horaires de journée Salaire fixe + tickets resto Contrat à temps plein